Olen siitä etuoikeutetussa tilanteessa, että olen saanut keskustella kymmenien organisaatioiden ja yhteensä tuhansien työntekijöiden kanssa työn tekemisen tavoista valmentaessani sujuvasta etätyöstä ja tuoreemmin työyhteisön uuden arjen muovaamisesta. Keskusteluissamme tapaamme niitä, jotka odottavat poikkeustilanteen päättymistä ja “normaaliin” – eli toimistolle – palaamista. Kohtaamme myös paljon ihmisiä, joille entiseen palaaminen olisi todella huono vaihtoehto; korona kun on opettanut, että moni työ ja monet työtehtävät onnistuvat todella hyvin myös käymättä toimistolla. Suurin osa ihmisistä ja työyhteisöistä osuu johonkin ääripäiden välille – toimistotyössä on etunsa, aivan kuten etätyössäkin.
Ennen vuotta 2020 asiantuntijatyön tekopaikan oletus oli toimisto, ja siitä poikkeaminen piti perustella. Nykyisin monilla työpaikoilla oletus on etätyö. Pandemian rauhoittuminen avaa mahdollisuuden keskustelulle ja päätöksille uuden työn tavoista, koska toimivia vaihtoehtoja on useita. Seuraavassa tarjoilen muutaman tärpin työyhteisön tekemisen suunnitteluun:
Tulevaisuus muotoillaan yhdessä
Olette suunnittelemassa arkea koko työyhteisölle, joten nyt jos koskaan kannattaa päätöksentekoon ottaa mukaan kaikki halukkaat. Tai ainakin kaikki sellaiset työntekijät, jotka haluat työyhteisön tuottavina jäseninä pitää*. Tarvitset mukaan edistysmieliset, menneeseen kaihoavat ja nekin, joiden mielestä mitään suunnittelua ei edes tarvita.
*Jos tässä kohtaa mietit tosissasi jättäväsi osan ihmisistä päätöksenteon ulkopuolelle, sinulla on isompiakin ongelmia.
Kyse ei ole enää koronasta
Pandemian väistyminen antaa työyhteisöille mahdollisuuden valita, tehdäänkö työ toimistolla vai jossain muualla. Ero viimeisimpään vuoteen on vain se, että mahdollisuuksien avaruus laajenee takaisin entiselleen. Tällä välillä olemme pakolla joutuneet huomaamaan, että suuri osa työtehtävistä suuressa osassa ammateista hoituu toimiston ulkopuolelta yhtä hyvin tai paremmin kuin toimistolta.
Koronavirus on vain nopeuttanut työn tekemisen evoluutiota.
Etätyö ja työn monipaikkaistuminen ei ole koronan luoma ilmiö. Se on osa jatkumoa, joka on ollut valtaosassa suomalaisia organisaatioita käynnissä jo noin vuosikymmenen. Jälkikäteen tarkasteltuna pandemian rooli tulee näkymään ilmiön kiihdyttäjänä, ei sen synnyttäjänä. Koronavirus on vain nopeuttanut työn tekemisen evoluutiota.
Muutos jatkuu syksynkin jälkeen
Tällä hetkellä saattaa tuntua, että työyhteisöön tulee kiireesti synnyttää säännöt, ohjeet tai muuten sovitut tavat koronan jälkeiseen aikaan. Ei tarvitse, kiire pois. Kuten edellä totesin, kyse on työn tekemisen evoluutiosta ja se evoluutio jatkuu syksynkin jälkeen.
Sopikaa nyt siitä, miten ja milloin toimistoille saa palata ja millä pelisäännöillä syksyyn lähdetään. Syksyn aikana ja sen jälkeen voitte jatkaa kehittämistä. Ketterän kehityksen periaatteiden mukaisesti päätökset ovat parempia kun ne tehdään mahdollisimman myöhään, koska silloin voidaan hyödyntää matkan varrella syntyneitä kokemuksia.
Sääntöjä vai suosituksia?
Keskustelkaa siitä, minkä verran tarvitsette rajoittavia sääntöjä sujuvan yhteistyön aikaansaamiseksi. Pitääkö sopia säännöt siitä, milloin toimistolla pitää olla tai milloin aikaa pitää rauhoittaa itsenäiselle työskentelylle? Olisiko sääntöjen sijaan parempi toimia suositusten varassa, eli sopia vain periaatteista ja työn tavoitteista ja antaa arjen päätäntävaltaa mahdollisimman paljon ihmisille itselleen?
Samat säännöt kaikille vai paljon tiimikohtaista päätäntävaltaa?
Työyhteisöönne kuuluu oletettavasti ihmisiä eri ammateissa ja erilaisilla työnkuvilla. Toisilla tehtävät sisältävät paljon yhteistyötä kollegojen ja asiakkaiden kanssa. Toisilla työ on taas luontaisesti itsenäisempää. Sopikaa siitä, haluatteko yhdet säännöt koko työyhteisölle, vai yritättekö sopia vain vähimmäismäärän kaikille yhteisesti ja antaa tiimeille paljon valtaa sopia muista asioista keskenään.
Tee toimistosta paikka, johon halutaan tulla
Monissa organisaatioissa keskustellaan siitä, kuinka usein ja millä periaatteella ihmisiä velvoitetaan saapumaan työpaikalle. Voisitteko kääntää asetelman toisin päin? Mitä jos toimisto nähtäisiinkin paikkana, johon ihmiset tulevat silloin, kun se parhaiten sopii heidän työnsä tarpeisiin ja henkilökohtaisiin taipumuksiinsa?
Ihmiset pitävät etätyöstä erityisesti siksi, että silloin on helppo keskittyä eikä häiriötekijöitä ole. Voitteko helpottaa toimistolla keskittymistä tarkoituksenmukaisilla toimitiloilla ja yhteisesti sovituilla käyttäytymissäännöillä? Miten toimistoympäristöänne voisi muokata sellaiseksi, että ihmiset valitsevat tulla sinne silloinkin, kun velvoitetta ei ole? Kokemuksesta tiedän, että siihen ei vaadita jolt-kolaa ja pallomeriä, vaan ympäristö, jossa työn tekemisen esteitä (melu, keskeytykset, huono ergonomia, kehno akustiikka, tilanpuute) on mahdollisimman vähän.
Mitä jos toimisto nähtäisiinkin paikkana, johon ihmiset tulevat silloin, kun se parhaiten sopii?
Ensimmäisen maailman ongelmia – kyllä. Mutta kaikki tarpeeton kitka ja ahdistus on tarpeetonta kitkaa ja ahdistusta, eikä varmasti nosta tuottavuutta eikä työn mielekkyyttä. Tuottamattomuus taas sattuu työnantajan lompakkoon siinä, missä mielekkyyden puuttuminen saattaa saada työntekijät etsimään mielekkyyttä muualta.
Yksi koronan tärkeistä opetuksista on, että olemme sekä yksilöinä että yhteisöinä hämmästyttävän nopeita mukautumaan muuttuneisiin tilanteisiin, kunhan puitteet ovat kunnossa. Pidetään asia mielessä vielä jatkossakin, vaikka muutos ei enää tule olosuhteiden pakosta.
Pohditteko työyhteisössänne näitä samoja kysymyksiä? Me Filosofian Akatemialla autamme mielellämme organisaatiotasi uuden työn muotoilussa! Jätä yhteydenottopyyntö alla olevalla lomakkeella tai lue lisää täältä: Takaisin toimistolle? Työyhteisön uuden arjen muotoilu
Joonas Kiminki (KTM) uskoo, että organisaatiot tulee muotoilla ihmistä varten, ihmisten itsensä kanssa. Joonas keskustelee mielellään kaikesta johtamiseen liittyvästä ja intohimoilee motivaatiosta organisaatioiden muotoilemisen työkaluna.
