Ennen poikkeustilaa moni – itseni mukaan lukien – on valinnut kotitoimiston työskentelypaikakseen kaivatessaan keskeytymätöntä ympäristöä, jossa voi uppoutua syvälle työhönsä. Yhteistyön tekemistä varten ja yhteenkuuluvuuden tunnetta vahvistaakseen ollaan kuitenkin hyvin suuressa osassa suomalaista työelämää totuttu näkemään kasvotusten.
Tänä keväänä olen Sami Pajun siipimiehenä valmentanut yli tuhannelle suomalaiselle sujuvan etätyön teemoista. Valmennukset ovat keskittyneet erityisesti oman työn hallintaan ja työyhteisön hoitamiseen liittyviin taitoihin. Työkalujen käytön kouluttamisen olemme jättäneet muille. Valmennuksien mukauttamiseksi kulloiseenkin kohdeyleisöön olemme teettäneet osallistujille etätyöaiheista ennakkokyselyä. Lähes viidensadan vastaajan aineistolla ja valmennusten aikaisten keskusteluiden johdosta meillä on melko selkeä kuva siitä, mikä etätyöskentelyssä tällä hetkellä toimii – ja mikä ei.
Oma jaksaminen on selkeästi parantunut. Työmatkoihin ei tuhraannu aikaa ja työtä voi vapaammin rytmittää omalla tavallaan.
Sujuva etätyö -ennakkokyselyn vastaaja
Asialliset hommat hoituvat yllättävänkin hyvin
Moni kyselyyn vastanneista on ollut suorastaan yllättynyt siitä, kuinka hyvin omat työtehtävät hoituvat etätöissä. Tekniikka ja yhteydet pelaavat, ja työkaluja on opittu nopeasti käyttämään. Työpaikalle tai asiakaspalaveriin siirtyminen onnistuu silmänräpäyksessä ja sieltä pääsee aikanaan yhtä nopeasti takaisin. Palaverien kestot ovat lyhentyneet ja niiden tehokkuus parantunut. Moni on löytänyt kävelypalaverit tai nauttii siitä, ettei työnteko keskeydy entiseen tapaan työkaverien pistäytyessä työpisteellä hoitamassa omia asioitaan eteenpäin. Omasta työstä on tullut enemmän, no, omaa.
Positiivisesti on yllättänyt miten paljon ja hyvin asioita voidaan hoitaa etänä.
Sujuva etätyö -ennakkokyselyn vastaaja
Itsensä johtamisen taidot korostuvat
Etätyöskentely asettaa myös uusia vaatimuksia sitä tekevälle. Kun työpäivä alkaa tietokoneen avaamisella ja päättyy kun työkalun aikanaan sulkee, päivä menee helposti tasapaksuksi mössöksi. On harmillisen helppo huomata istuneensa koneella tuntikausia liikkumatta mihinkään. Kun päivät muistuttavat kovasti toisiaan, katoaa työn imu ja aikaansaamisen kokemus herkästi. Muilta ei ehkä tule entiseen tapaan palautetta, joten omaa suoriutumista pitää arvioida enemmän itse. Työelämä ei ole perinteisesti korostanut tämän kaltaisia taitoja kovin voimakkaasti.
Monet valmennuksiimme osallistuneista ovat kokeneet vaikeuksia aloittaa joitain työtehtäviään, erityisesti niitä isompia ja haastavampia. Samoin työpäivän rytmittäminen on aiempaa vaikeampaa, koska työympäristö on muuttunut. Moni ei tohdi pitää riittävästi taukoja, koska kokee pyykkien viikkaamisen tai venyttelyhetken työpäivän aikana jotenkin epäsopivaksi. Todellisuudessa pienten kotitöiden tekeminen paljon todennäköisemmin kasvattaa tuottavuutta kuin vähentää sitä, koska aivot palautuvat seuraavaa työsykliä varten tauon aikana.
Etätyön vaatimissa uusissa taidoissa on hyviäkin puolia. Poikkeusolojen takia opitut itsensä johtamisen taidot auttavat pienentämään stressiä ja parantamaan työn mielekkyyttä ja tehokkuutta myös sitten kun rajoitukset aikanaan poistuvat. Siksi näihin taitoihin kannattaa panostaa.
[Positiivisesti on yllättänyt] lähentyminen lasten kanssa. Se on parantanut elämänlaatuani merkittävästi, ja tuonut valtavasti iloa ja merkityksellisyyttä elämään. Lapsetkin nauttivat.
Sujuva etätyö -ennakkokyselyn vastaaja
Yhteisöllisyydessä paljon parantamisen varaa
Sosiaalisten suhteiden hoitamisen osalta moni työpaikka on jäänyt jokseenkin neuvottomaksi. Asialliset hommat hoituvat, mutta monien kontaktipiiri on vain oman tiimin jäsenet ja suurin osa muusta työyhteisöstä on tavoittamattomissa tai musta aukko, jonka tekemisistä on vaikea saada tietoa. Tilannekuva ja kokonaisuuden hahmottaminen kärsivät. Tilannetta ei helpota se, että monilla työpaikoilla Teams-kokouksissa tai Webex-puheluissa harvalla on kamera päällä. Monessa organisaatiossa jopa ohjeistetaan pitämään kamera kiinni, jotta tietoliikennekaista ei tukkeutuisi*.
Moni kokee olevansa eristyksissä työyhteisöstään. Apua ei olla totuttu pyytämään eikä tarjoamaan etäyhteyksien kautta, eivätkä epämuodolliset keskustelut kahvihuoneessa ole korvautuneet millään – ne ovat vain jääneet pois. Työyhteisö väljähtyy ja etääntyy hiljakseen päivä päivältä, mikä enteilee kaikenlaisia oireita tilanteen pitkittyessä.
Yhteisöllisyyden hoitaminen ei onneksi ole kaikkien ongelma, ainakaan täydessä laajuudessaan. Ongelmien lisäksi olemme kuulleet loistavia esimerkkejä etäkahvihetkistä, etälounaista, tiimin yhteisistä kävelyistä, online-levyraadeista, Zoom-jumppatunneista, tarinointituokioista, virtuaali-mindfullnessistä ja vaikka mistä. Patenttiratkaisua yhteisöllisyyden hoitamiseksi etänä ei ole, mutta kokeilemalla erilaisia keinoja löydätte varmimmin itsellenne toimivat.
Sosiaaliset kontaktit vähenee, työyhteisöön sisään pääseminen ainakin uusille työntekijöille hankaloituu. Joidenkin työhön liittyvien pikkuasioiden kysyminen olisi helpompaa lähitöissä.
Sujuva etätyö -ennakkokyselyn vastaaja
Haluatko työyhteisöllesi tukea yhteisöllisyyteen etäaikana? Teimme tarkoitusta varten suositun valmennuksen! 👇🏻
Lopuksi muutama vinkki:
Kamera päälle!
Sujuva etätyö -valmennuksissa pidetään oletusarvoisesti alussa ja lopussa kaikilla kamera päällä. Monille valmennus on ollut ensimmäinen kerta viikkoihin, kun osallistujat ovat nähneet työkavereidensa kasvot. Online-palaverit ovat tehokkaampia ja helpompia seurata, kun osallistuvat näkevät toisensa. Lisäksi viestintä osuu keskimäärin paremmin maaliinsa kun toisten ilmeitä ja tunteita ei tarvitse arvailla. Myös suunvuoron saaminen helpottuu ja päällekkäin puhuminen vähenee. Kameran käyttämisen aloittamisessa on pieni kynnys, mutta lopulta kokouksista tulee takuulla miellyttävämpiä ja sujuvampia.
Kokeilkaa rohkeasti!
Yksikään keskisuuri tai suuri organisaatio ei ole aiemmin tottunut näin laajamittaiseen etätyöhön, joten kenelläkään ei ole täydellistä viisautta siitä, miten organisaation tulisi toimia nyt. Toisten ratkaisut eivät myöskään välttämättä sovi itselle ja omaan organisaatioon, joten joudumme kaikki soveltamaan, kehittämään ja kokeilemaan. Miettikää, mitä ongelmia luultavimmin kohtaatte jos etätyötä joudutaan jatkamaan vielä pitkään, ja lähtekää kokeilemaan niihin ratkaisuja. Moni asia vaikuttaa aluksi vähän hölmöltä, mutta jos mitään ei kokeile, niin mitään ei opikaan.
Panostaminen kannattaa!
Mitä ikinä työtä ja organisaation toimintaa parantavia toimia keksittekään, mikään ei mene hukkaan kun rajoitukset aikanaan poistuvat. Jos vaikka panostatte tehokkaaseen kesätyöntekijöiden etäperehdytykseen, parannatte uusien työntekijöiden kokemusta myös tulevaisuudessa. Myöskään oman työn johtamisen, “etäläsnäolon” ja kokeilujen tekemisen opettelusta ei varmasti ole koskaan haittaa.
Meille voi myös vinkata hyvistä etätyökokeiluista ja toimivista ratkaisuista esim. Twitterissä @filosofianakate, niin jaamme tietoa eteenpäin sekä sosiaalisessa mediassa että tulevissa etätyön sujuvuutta ja etäjohtamista käsittelevissä valmennuksissa.
* Kaikki videoneuvottelualustat (Teams, Zoom, Meet, Webex, GoToMeeting jne) kestävät kyllä videoneuvotteluiden verkkoliikenteen, samoin kuin kotisi nettiyhteys mitä suurimmalla todennäköisyydellä. Monissa yrityksissä on ollut etätyöryntäyksen alussa haasteita organisaation VPN-etäyhteyden kanssa, mutta sitä ei tarvita etäpalavereihin. Jos siis et tarvitse VPN:ää jostakin muusta syystä, videopalaverit voi oikein tietoturvallisesti toteuttaa ilmankin. Jos taas et tiedä, mikä VPN on, asia tuskin koskee sinua. 😊
Joonas Kiminki (KTM) uskoo, että organisaatiot tulee muotoilla ihmistä varten, ihmisten itsensä kanssa. Joonas keskustelee mielellään kaikesta johtamiseen liittyvästä ja intohimoilee motivaatiosta organisaatioiden muotoilemisen työkaluna.
