Miten päästä parempiin tuloksiin vähemmässä ajassa?

Älykkäät työtavat blogi

Tässä tekstissä Maija Tiitinen ja Tytti Kokko kertovat, mikä merkitys älykkäillä työtavoilla on ollut heidän myyntityönsä arjessa ja miten he ovat kehittäneet taitojaan päästäkseen tavoitteisiinsa.

Älykkäät työtavat ja itsensä johtaminen ovat teemoja, joista puhumme vähintään viikoittain asiakkaidemme kanssa. Olemme myös molemmat itse valinneet yhdeksi tämän kevään kehityskohteeksi ja oppimisunelmaksi omien työtapojen kehittämisen. Miksi meidän on ratkaisumyynnissä tärkeää kehittää omia taitojamme ja erityisesti mistä taidoista on ollut meille hyötyä?

Vuoden alusta Tytti siirtyi tekemään nelipäiväistä työviikkoa Filosofian Akatemialla ja myös Maijan tehtävänkuva laajeni hiljattain varatoimitusjohtajan pestin myötä. Näin ollen molempien myyntityöhön käytettävissä oleva aika on vähentynyt karkeasti 20%, viidestä neljään työpäivään viikossa. Kiinnostavinta tässä on ollut huomata, että kun myyntiin ja asiakastyöhön käytettävä aika on vähentynyt, myynnin tulos on parantunut. Miksi? Uskomme sen johtuvan – hyvin tehdyn pohjatyön lisäksi – siitä, että meidän on ollut yksinkertaisesti pakko tehostaa käytettävissä olevaa aikaa eli opetella parempia työtapoja. Tästä on hyötyä kaikessa tietotyössä, jossa työtä on lähes aina enemmän kuin aikaa.

Erityisen tärkeäksi on noussut taito priorisoida sekä suunnitella työtään. Kun on 10 työtehtävää to do -listalla ja puoli päivää aikaa, niin minkä niistä valitsen? Rakas aivotutkijakollegamme, ajattelunhallinnan valmentaja Tapani Riekki teetti meillä muutama viikko sitten priorisointiharjoituksen, joka antoi selkeitä ohjenuoria tähän. Luokittelimme työtehtävämme niiden tärkeyden ja kiireellisyyden mukaan ja opimme pohtimaan sitä, mitkä asiat täytyy saada tehtyä tänään, tällä viikolla tai tässä kuussa.

Ilman toimivaa suunnittelua ja ulkoisten häiriötekijöiden poissulkemista myynnin arki muuttuu nopeasti proaktiivisesta reaktiiviseksi ja kaoottiseksi.

Toinen tärkeäksi osoittautunut taito on ollut oman työympäristön muokkaaminen. Silloin, kun on päättänyt priorisoida esimerkiksi tarjouksen sisällön laatimista, on järkevää sulkea kokonaan tietokoneella sähköpostin välilehti ja keskusteluikkunat, jottei keskittyminen herpaannu ja synny kiusaus siirtyä toiseen asiaan joka kerta uuden viestin saapuessa. Jos työkavereiden keskustelu ympärillä häiritsee keskittymistä, kannattaa siirtyä hiljaiseen huoneeseen tai esimerkiksi laittaa kuulokkeet korville ja osoittaa näin toisille, että tekee keskittynyttä työtä itsekseen.

Työn tekemisen taidot muuttuvat hitaasti, sillä rutiinien muuttaminen on haastavaa. Olemme taklanneet tätä haastetta opettelemalla pienten muutosten tekemistä osana työn arkea. Kun jotakin uutta toimintatapaa on kokeillut esimerkiksi kuukauden ajan, katsotaan taaksepäin ja arvioidaan, auttoiko tämä uusi tapa minua toimimaan ja saavuttamaan tavoitteeni paremmin? Hyvät jutut kannattaa ottaa osaksi omia rutiineja ja ne, jotka eivät oman työn teon tapaan sovi, kannattaa unohtaa. On myös hyvä muistaa, että olemme ihmisinä erilaisia eivätkä samat jutut sovi kaikille. Vaikka työnkuvakin olisi sama kuin kollegalla, tärkeintä on kokeilla, mitkä työn tekemisen tavat itselle toimivat parhaiten. Vinkkien ja kokemuksien jakaminen työyhteisön kesken on kuitenkin erittäin suositeltavaa!

Ilman toimivaa suunnittelua ja ulkoisten häiriötekijöiden poissulkemista myynnin arki muuttuu nopeasti proaktiivisesta reaktiiviseksi ja kaoottiseksi, jolloin huomaa olevansa pelkkä erilaisten tehtävien toteuttaja ja muiden ohjailtavissa. Samanaikaisesti suunnitelmaa on pystyttävä myös lennossa muokkaamaan (= priorisoimaan) erityisesti asiakastyössä, joka edellyttää välillä ripeää reagointia asiakkaan pyyntöihin ja tarpeisiin.

Suosittelemme lämpimästi kaikille tietotyötä tekeville omien työn tekemisen taitojen kriittistä tarkkailua ja niiden jatkuvaa kehittämistä. Työstä tulee mielekkäämpää, kun pystyy keskittämään rajallisen käytettävissä olevan ajan tavoitteiden kannalta juuri oikeisiin asioihin. Lisäksi hallinnantunne omassa työssä kasvaa, mikä vähentää työn kuormittavuutta ja vahvistaa tunnetta, että on itse oman työnsä rouva. Ja mikä parasta – vähemmällä säädöllä ja sähläämisellä saa todistettavasti aikaan parempaa tulosta.


Lue myös

Johtajuuden salat blogi

Hyvän johtajuuden salaisuus

Tuukka Kostamo

Hyvä paha kritiikki blogi

Hyvä paha kritiikki

Reima Launonen

Hajautetussa organisaatiossa työskentely ja johtaminen

Tämä valmennus tarjoaa työkalut menestyksellisen uuden työn tarpeisiin ja hajautetun organisaation toimintatapoihin.

Jalostus - kokeilu - draivi

Kohti itseohjautuvuutta

Itseorganisoituminen vaatii työntekijöiltä paljon erilaisia taitoja. Itsensä johtamisen taitojen lisäksi se edellyttää nk. yhteisöllisiä metataitoja, eli yhteisen työn tekemisen taitoja.