Filosofian Akatemia siirtyi viime viikolla virtuaaliseksi. Etätöissä ei ole sinällään meille mitään uutta. Isompi kysymys on yhteisöllisyydestä ja läheisyydestä huolehtiminen ilman fyysistä kanssakäymistä. Tämä on asia, jota me myös harjoittelemme parhaillaan. Samaan aikaan suuri osa meidän asiakkaistamme siirtyy myös erilaisiin virtuaalisiin yhteistyö- ja kanssakäymismalleihin hidastaakseen Koronaviruksen leviämistä.
Yksi tämän tilanteen positiivinen vaikutus on se, että monessa organisaatiossa aletaan tosissaan kehittämään ja sujuvoittamaan etätyön tapoja. Ja jos asiaa ajatellaan laajemmin siitä näkökulmasta, että kaikenlaista matkustamista tulisi jatkossa muutenkin vähentää ilmastonmuutoksen torjumiseksi, niin Koronaviruksen seurauksena kehitetyt hyvät etätyökäytänteet, tekniikat, rutiinit ja erilaisten työkalujen käytön harjoittaminen voivat johtaa positiiviseen muutokseen työnteon tavoissa myös pidemmällä aikavälillä.
Työmatkat syövät monella merkittävän osan päivästä ja pitkillä työmatkoilla on suora negatiivinen vaikutus hyvinvointiin. Etätyömahdollisuudet ja niiden tehokas hyödyntäminen ovat paitsi yksilön että organisaation kannalta hyväksi.
Ennustan, että ne yritykset joissa aletaan nyt rohkeasti kehittämään etä(yhteis)työtaitoja, harjoittelemaan virtuaalisen organisaation johtamista, ja hyödyntämään saatavilla olevia työkaluja ja teknologioita, tulevat saamaan merkittävää hyötyä ja kustannustehokkuutta niihin kilpailijoihin nähden, jotka pitävät kynsin ja hampain kiinni vanhoista tekemisen tavoista ja kontrolliin perustuvasta johtamisesta.
Tähän harjoitteluun on kuitenkin hyvä olla apupyöriä, joiden avulla lähteä liikkeelle fiksumpien etätyötaitojen kehittämisessä.
Vältä vitkuttelua ja ylisuorittamista
Kun kysymme valmennuksissa missä ihmiset kokevat saavansa tehtyä parhaiten töitä, vastauksiin kuuluu usein koti, kirjasto ja kahvila. On harvinainen poikkeus, että työnantajaorganisaation isolla rahalla kalustama toimisto olisi se paikka, joka parhaiten tukee työntekoa ja aikaansaamista.
Etätöihin tottumattomat työnantajat kuvittelevat helposti, että kotona aika käytetään Netflixin katsomiseen töiden tekemisen sijasta. Käytännössä olemme kuitenkin useammin törmänneet siihen ilmiöön, että etätöissä suoritetaan liikaa. Kun ei ole häiriötekijöitä, niin on helppo uppoutua työhön ja taukojen pitäminen unohtuu. Pari tuntia kuluu hujauksessa nousematta kertaakaan koneen äärestä. Jos tauot jää pitämättä, se heijastuu kuitenkin negatiivisesti vireystilaan ja aikaansaamiseen iltapäivällä.
Tämän vuoksi suosittelemmekin ajastimen käyttöä: Laita itsellesi 25 tai 50 minuutin ajastin kun istut koneen ääreen tekemään töitä. Ajastimen soidessa pidä 5-10 minuutin tauko. Aina kahden tunnin välein tulisi puolestaan pitää puolen tunnin tauko. Ajastimen tarkoitus ei ole vahtia työntekoa, vaan auttaa huolehtimaan taukojen pitämisestä. Tauon aikana puolestaan tulisi tehdä jotain, mikä ei ole samalla tavalla kognitiivisesti vaativaa kuin työnteko: venyttele, tee mindfulness-harjoitus, soita mummolle, katso hauskoja videoita, pelaa nopeatempoista mobiilipeliä yms.
Mitä muita hyviä ja palauttavia taukoaktiviteetteja keksit, jos sinulla on 5, 10-15 tai 20-30 minuutin pituinen tauko? Jaa hyvät vinkit kommenteissa!
Vitkuttelulla puolestaan tarkoitetaan sitä, että tietää mitä pitäisi tehdä, mutta ei saa tehtyä, aloitettua tekemistä tai alkaa tekemään sen sijaan jotain muuta. Vaikka tietää, että aloittamisen lykkääminen kostautuu myöhemmin. Ilmiö on moniulotteinen, mutta sitä voi osaltaan selättää samalla ajastimen käytöllä, joka auttaa myös tauoista huolehtimisessa: anna itsellesi 25 minuutin “mahdollisuus” alkaa tekemään asiaa, josta on vaikea aloittaa. Asettamalla tavoitteeksi 25 minuuttia voidaan madaltaa aloittamisen kynnystä ja antaa haastavalle työtehtävälle tilaisuus lähteä rullaamaan. Ja mikäli työtehtävä ei ala sujumaan, niin voit ajastimen soidessa antaa itsellesi luvan hyvällä omalla tunnolla tehdä jotain muuta. Ainakin yritit ja voi hyvinkin olla, että seuraavana päivänä sama asia lähtee sujumaan paljon pienemmällä vaivalla.
Lisää vinkkejä vitkuttelun taltuttamiseen löytyy myös aikaisemmasta blogitekstistä: Miten päästä eroon vitkuttelusta ja aikaansaamattomuudesta työssä?
Suunnittele työpäiväsi…
Vannon päiväsuunnittelun nimiin. Vaikka olisi kuinka kiire ja stressi päällä, niin löydän aina 5 minuuttia aikaa aamulla kahvittelun lomassa siihen, että mietin hetken mikä on päivän tärkein tehtävä tai edistettävä asia, mitkä enintään kolme muuta oleellista asiaa tulisi saada tehdyksi (ottaen huomioon päivän kalenterivaraukset), ja mitä muita huomioitavia, tehtäviä tai muistettavia asioita osuu kyseiselle päivälle.
Etätöissä voi helposti käydä niin, että työstä tulee sähköposteihin, Teams-keskusteluihin ja pikaviesteihin reagoimista. Tärkeiden ja uppoutumista vaativien asioiden tekeminen unohtuu. Etenkin jos tuntuu siltä, että on tarve osoittaa muille olevansa töissä vastaamalla nopeasti jokaiseen saapuvaan viestiin ja olemalla mukana kaikissa mahdollisissa nettikeskusteluissa.
Yksinkertaisella päiväsuunnitelmalla, jonka voit tulostaa itsellesi täältä, luot edellytyksiä sille, että työpäivästä tulee tavoitehakuisempi ja saat aikaan niitä asioita, joilla on suurempi merkitys ja vaikuttavuus.
…ja kerro siitä muille
Mikäli olet osa tiimiä tai työyhteisön koko lasketaan ennemmin kymmenissä kuin sadoissa ihmisissä, voi olla hyvä idea tehdä päivittäinen “check-in” joka aamu tiimin tai työyhteisön omalle Slack- tai Teams-kanavalle. Eli kerro lyhyesti, minkä asioiden tekemiseen aiot tänään keskittyä, mitä muuta muiden tiimiläisten tulisi huomioida sinuun liittyen (oletko kenties kotona sairaan lapsen kanssa tai nukkunut huonosti, mikä väistämättä vaikuttaa keskittymiseen ja aikaansaamiseen), ja missä kenties tarvitset apua tai ajatustenvaihtoa muiden kanssa.
Opettele videokokoustyökalujen käyttöä
Mårten Mickos kirjoitti osaltaan vinkkejä siitä, miten organisaatiot saadaan toimimaan virtuaalisesti ja yksi hänen listalla olevista asioista liittyi siihen, että kaikki kokoukset ja työpajat tulisi suunnitella etäosallistuminen edellä: Ollaan ajoissa huolehtimassa tekniikasta, luodaan jaetut dokumentit esim. Google Docsiin, jossa kaikki kokoukseen osallistujat voivat samanaikaisesti kirjoittaa huomioita ja muistiinpanoja, ja tehdään selväksi missä (esim. tietty Teams-kanava) voidaan käydä toissijaista backchannel-keskustelua aiheesta kokouksen aikana.
Eli tehokkaan yhteistyön kannalta ei riitä, että osataan käyttää varsinaista kokoustyökalua (Slack, Teams, Hangouts, Zoom yms.), jonka kautta keskustellaan ja ihmiset näkevät toisensa. Tämän lisäksi on vielä liuta muita työkaluja ja palveluita, jotka mahdollistavat yhdessä tekemistä ja samanaikaista materiaalien ja dokumenttien käsittelyä verkon yli. Opetellaan siis käyttämään niitä sujuvasti toistensa tukena!
Jos kokouksessa on tarkoitus pitää esitystä, kannattaa esittäjien osallistua kahdella erillisellä laitteella. Näin toista niistä voi pitää esityskoneena ja toisella puolestaan seurata, miltä esitys näyttää muille osallistujille ja samalla nähdä miten kuuntelijat esitykseen reagoivat.
Koska visuaalinen vuorovaikutus on etäkokouksessa rajatumpaa ja välillä voi olla vaikea saada puheenvuoroa, tai tuntuu hankalalta keskeyttää raiteilta lähtenyttä keskustelua, teimme tätä tarkoitusta varten pienen apuvälineen: Filosofian Akatemian etäkokouskortit, jotka voit ladata ja tulostaa itsellesi täältä.
Älä unohda yhteisöllisyyttä
Etätöihin linnoittautuneena on helppo mökkihöperöityä ja yritämme vielä itsekin löytää sopivia käytänteitä tämän estämiseksi. Slack on ollut Filosofian Akatemian tärkein sisäinen viestintäväline jo vuosia, mutta pelkkä chat ei vielä riitä luomaan läheisyydentunnetta. Tähän rinnalle meillä on käynnistynyt päivittäinen etälounaan nimellä kulkeva videoneuvottelu. Lyhyen kokemuksen perusteella jutustelu ja kanssakäyminen on hyvin lähellä yhdessä ravintolapöydän ääressä istumista.
Oli se sitten lounas, aamu- tai iltapäiväkahvit tai jotain ihan muuta, niin yleisenä ohjenuorana voisi pitää mahdollisimman matalan kynnyksen osallistumista ja kanssakäymisen mahdollistamista etäkokoustyökaluja käyttäen. Esim. jos jotkut henkilöt tiimistä ovat tottuneet tekemään paljon töitä yhdessä tai jutustelemaan enemmän työpäivän lomassa, kannattaa kokeilla jatkuvasti päällä olevaa etäkokousta (kuvalla tai ilman) mutta sillä erotuksella, että mikrofonit pidetään mykistettyinä. Jos tulee jotain asiaa, niin on helppo laittaa mikrofoni päälle ja sanoa mitä oli mielessä sen sijasta, että tarvitsee ensin alkaa lähettelemään erillisiä kokouskutsuja ja pystyttämään videoneuvottelua.
Lisää vinkkejä myös etätöihin ja niiden kehittämiseen saat Järki töihin! -kirjasta, jonka voit tilata itsellesi erikoishintaan tämän linkin kautta. Tsemppiä ja kehittämisintoa!
Lähteet:
- Jarrett, C. (2016). A Science-Backed Guide to Taking Truly Restful Breaks. 99u: https://99u.adobe.com/articles/54325/a-science-backed-guide-to-taking-truly-restful-breaks
- Loehr, J., & Schwartz, T. (2005). The Power of Full Engagement: Managing Energy, Not Time, Is the Key to High Performance and Personal Renewal. The Free Press.
- Etäkokouskorttien inspiraationa toimineet Collaboration Supercards -kortit: https://www.collaborationsuperpowers.com/supercards/
