Kesälomien jälkeen on hyvä hetki pohtia oman työyhteisön toimivuutta ja kipukohtia. Tässä blogitekstissä Vilma Tukia kertoo avoimen viestinnän merkityksestä työpaikalla. Avoin tiedonkulku liittyy keskeisesti itseohjautuvuuteen; ei voi olla itseohjautuva, jos ei omaa kaikkea tarpeellista tietoa. Avoimuuden merkitys menestyksekkäiden organisaatioiden toiminnassa ei muutenkaan ole uusi juttu, vaan siitä on puhuttu jo pitkään. Tästä huolimatta monet yritykset kipuilevat asian kanssa edelleen.
”Kun tehdään päätöksiä ja projekteja toisessa yksikössä, niin vaikka ne vaikuttavat muiden yksiköiden työskentelyyn, niin tieto ei oikein kulje ja saattaa tulla ikäviä yllätyksiä.”*
”Ymmärrän, että totta kai yrityksellä on sellaisia juttuja, jotka eivät kuulu kaikille työntekijöille, mutta sitten tämmöisiä perusjuttuja, niin mun mielestä välillä mennään naurettavuuteen salailun kanssa. Tai sitten ainakaan ei perustella selkeästi, että miksi tämä nyt on niin salaista.”
”Tekisi itekin monesti mieli ihan kevyesti vaan mainita jostain asiasta, mut se, että laittaisi koko
osastolle sähköpostin asiasta, niin se kynnys on niin suuri, että sitä ei tuu tehneeksi. Ja sitten helposti asiat jää vain pienen piirin tietoon, koska se on vaan monesti aika sattumasta kiinni, kuka
sen asian kuulee.”
Kuulostavatko yllä olevat lainaukset tutuilta omassa työympäristössäsi? Jos eivät, niin onneksi olkoon. Teillä ei ehkä ole ongelmia tiedonkulun kanssa. Monissa organisaatioissa näistä ongelmista kuitenkin kärsitään. Avoimuuden puute ja tiedonkulkuongelmat, joko johdon ja työntekijöiden tai osastojen ja yksiköiden välillä tai läpi koko organisaation, ovat paikoin todellinen ongelma organisaatioissa. Työntekijöille relevantti tieto saattaa jäädä kokonaan tulematta tai sitä voi tulla tiputellen, kuulopuheiden kautta. Tiedon jumittaminen aiheuttaa tehottomuutta, yllätyksiä päivittäisessä työskentelyssä ja jopa suoranaisia kriisejä. Mitä suurempi organisaatio, sitä haastavampaa avoin tiedonkulku läpi organisaation on. Joissain organisaatioissa tuntuu olevan vallalla ”salailun kulttuuri”, jossa asiat ovat aina lähtökohtaisesti salaisia, ellei toisin päätetä.
Joissain organisaatioissa tuntuu olevan vallalla ”salailun kulttuuri”, jossa asiat ovat aina lähtökohtaisesti salaisia, ellei toisin päätetä
Jos organisaatiokulttuuri ei ole avoimuuteen kannustava, ihmiset ovat turhan varovaisia tiedon jakamisen kanssa – pelätään, että tullaan vahingossa paljastaneeksi liikaa asioita ja siitä koituu
ongelmia itselle. Tiedon panttaaminen voi liittyä myös oman aseman pönkittämiseen; esimies saattaa ajatella oman aseman olevan uhattuna, jos alaisilla on kaikki samat tiedot kuin hänellä.
Kaikkea tietoa ei välttämättä voida aina jakaa ainakaan välittömästi, mutta miksi mahdollisimman suuri avoimuus kuitenkin kannattaa?
Ihmiset ovat tehokkaimmillaan ja motivoituneimpia, kun heillä on kaikki tarvittava työn tekemiseen sekä organisaation tilanteeseen liittyvä tieto. Näin ollen organisaatiot sahaavat omaa
kilpailukykyään, jos tietoa pantataan. Avoimuus on tärkeää myös psykologisesti; avoin tiedonanto työntekijöille viestii siitä, että heihin luotetaan. Jos työntekijät kokevat, että heihin ei luoteta,
miksi he vaivautuisivat ponnistelemaan yhteisten tavoitteiden saavuttamiseksi? Tiedon panttaaminen aiheuttaa helposti myös huhuihin perustuvia käytäväpuheita, jotka lisäävät kyräilyä
ja huonontavat koko työyhteisön ilmapiiriä. Luottamuksellisessa ja avoimessa ilmapiirissä työskentely innostaa ja saa myös jakamaan omaa tietoa eteenpäin.
Matka avoimeksi, vapaan kommunikoinnin organisaatioksi ei tapahdu hetkessä ja vaatii pitkän aikavälin muutoksen yrityksen organisaatiokulttuurissa. Avainasemassa muutoksessa ovat hyvä
esimiestyö ja henkilöstön ja esimiesten välisen luottamuksen rakentaminen. Tärkeinä avoimuutta tukevina tekijöinä ovat myös tiedonkulkua helpottavat tietojärjestelmät – sähköposti ei yleensä ole se ketterin työyhteisöviestinnän väline. Tärkeintä on kuitenkin, että työntekijöihin uskalletaan luottaa ja ymmärretään, ettei tiedon panttaaminen ole pitkällä tähtäimellä koskaan organisaation etu.
*Lainaukset ovat otteita kirjoittajan gradun haastatteluista. Gradu-tutkimus käsitteli tapaustutkimuksena henkilöstöstrategian ja hr-käytäntöjen välistä yhteyttä, ja avoimuuden lisääminen nousi yhdeksi keskeiseksi kehitettäväksi asiaksi tapausorganisaatiossa.
Vilma on vastavalmistunut KTM, joka jäi kesällä äitiyslomalle Filosofian Akatemian assistentin tehtävistä. Häntä
innostavat erityisesti hyvinvointiin ja kehittämiseen liittyvät asiat niin työelämässä kuin vapaa-ajallakin.
