Palautteenanto formaattina on vanhentunut. Villiam Virkkunen kertoo kolmen blogitekstin sarjan ensimmäisessä osassa, miksi palautteenanto pitäisi lopettaa ja mitä sen tilalle tulee.
Palautteenannon ongelma, lähtien jo itse termistä on, että palaute annetaan. Palaute on yksisuuntaista ja se annetaan valmiiksi tulkittuna ja paketoituna, usein hampurilaisen muotoon. Ongelmana tässä formaatissa on, että esimiehen informaatio on aina puutteellista – hänellä ei voi koskaan olla täydellistä kuvaa tapahtuneesta ja sitä ympäröineestä kontekstista. Esimerkiksi työssä tapahtuneet virheet ovat harvoin puhtaasti niiden aiheuttamien henkilöiden syytä, vaan ne johtuvat monista asioista, kuten tilannetekijöistä, ristiriitaisista prioriteeteista ja informaation puutteesta. Näiden tekijöiden tunnistaminen ja käsitteleminen on kriittistä organisaation kokonaistoiminnan parantamiseksi.
Palautedialogissa tulkinta tapahtuneesta ja tilanteesta luodaan yhdessä
Tämän takia palautteenanto pitäisi lopettaa kokonaan ja meidän tulisi siirtyä palautedialogiin. Palautedialogissa tulkinta tapahtuneesta ja tilanteesta luodaan yhdessä – ei etukäteen palautteen antajan toimesta. Dialogissa molemmat osapuolet pääsevät sanomaan oman näkemyksensä, ja ymmärrys tapahtuneesta luodaan yhdessä. Silloin palaute koetaan oikeudenmukaiseksi ja siitä opitaan molemminpuolisesti enemmän.
Sen lisäksi, että esimiehellä on aina puutteellinen määrä tietoa, hänen on mahdoton antaa palautetta parhaaseen aikaan. Tämän takia esimies ei ylipäätään ole aina paras osapuoli palautedialogiin. Esimies on harvoin antamassa palautetta heti tapahtuman jälkeen tai sen yhteydessä, eli silloin kun se olisi kaikkein arvokkainta. Nopeasti muuttuvassa toimintaympäristössä palautteen tulee olla ajankohtaista ja jatkuvaa, jotta toimintaa voidaan johtaa ketterästi. Ajankohtaisuus ei toteudu, jos palautetta saadaan kerran kvartaalissa esimiehen toimesta. Palautteen tulee olla saatavilla siellä, missä tapahtuu. Kollegalta saatu palaute kesken projektin on huomattavasti arvokkaampaa kuin esimiehen antama palaute kuukautta myöhemmin.
Kuoroni kuoronjohtajan toiminta valaisee normaalista positiivisesti poikkeavaa lähestymistapaa palautteeseen. Hänellä on konserttien jälkeen tapana koota kuoro yhteen ja palautteen antamisen sijaan kysyä kuorolta ”miten meni?”, minkä jälkeen hän on täysin hiljaa ja kuuntelee. Tämän seurauksena kuoro oppii itse reflektoimaan toimintaansa, ja jäsenet tottuvat antamaan palautetta toisilleen ja itsellensä. Työkontekstissa esimies voisi lopettaa palautteen antamisen ja sen sijaan siirtää palautevastuun kokonaan työntekijöille. Esimiehen tulisi palautteen antamisen sijaan luoda tilaa palautereflektiolle ja dialogille, jossa oivalluksia tärkeästä informaatiosta luodaan yhdessä.
