Kolmen blogitekstin viimeisessä osassa Villiam kertoo, millä tavalla informaatiovirrat ohjaavat päivittäistä toimintaamme, ja miten meidän tulisi hallinnoida informaatiovirtoja ohjataksemme ajatteluamme tavoitteidemme saavuttamiseksi.
Ihminen tekee aina päätöksiä sen tiedon perusteella, mitä hänellä on käytössään. Mitä tarkempaa, tuoreempaa ja mitä omaksuttavammassa muodossa tämä tieto on, sitä parempia päätöksiä henkilö pystyy tekemään. Työkontekstissa etenkin palaute eli informaatio siitä, miten me itse ja yhteisömme pärjää, on tietoa, jonka avulla muokkaamme toimintaamme asiakkaalle hyödyllisemmäksi.
Jos ajattelemme palautetta laajemmasta perspektiivistä kuin ”henkilöltä henkilölle” -palautteena, niin palautetta on kaikki se informaatio, jota käytämme työmme arjessa ohjaamaan toimintaamme. Luemme organisaatiomme talouslukuja intranetissä, saamme asiakkailta tietoa sähköpostitse, ja digitalisoituneessa yrityksessä näemme iPadin applikaatiosta, millainen oma työsuorituksemme on tietyillä metriikoilla. Saamme myös kollegoilta sanallista palautetta, joka liittyy selkeästi omaan toimintaamme. Tietyntyyppistä palautetta ovat myös esimerkiksi lehdissä olevat uutiset toimialan trendeistä ja innovaatioista, sillä ne valaisevat, millaista toimintamme on suhteessa muihin organisaatioihin.
Palautetta on kaikki se informaatio, jota käytämme työmme arjessa ohjaamaan toimintaamme
Organisaatiotasolla, riippuen siitä, mitä palautevirtoja yhteisöihin ohjataan, voidaan niiden toimintaa muuttaa radikaalisti älykkäämmäksi. Jotta virrat ohjaavat toimintaa arvokkaaseen suuntaan, tulee niiden liittyä relevantin palautteen lähteisiin: asiakkaan hyvinvointiin, organisaation strategiaan ja arvoihin tai henkilökohtaiseen suoriutumiseen ja oppimiseen. Tämän lisäksi, tiedon arvo on korkeimmillaan, kun se on tuoretta ja ajankohtaista ja kun se on sellaisessa muodossa, että vastaanottaja kykenee sen vastaanottamaan.
Rajallisen tiedon vastaanottokykymme takia liiallinen informaatio eli informaatiotulva vaikeuttaa arvokkaan tiedon erottamista vähemmän arvokkaasta. Esimerkiksi, jos sähköpostiisi tulee kymmeniä turhia uutiskirjeitä viikossa, heikkenee kykysi tunnistaa tärkeät meilit asiakkailta massasta. Tästä näkökulmasta on tärkeää aktiivisesti hallinnoida niitä palautevirtoja, joiden annamme ohajaavan ajatteluamme: hankkiutua eroon niistä, jotka ovat irrelevantteja ja aiheuttavat tulvaa, ja lisätä niitä, jotka ovat arvokkaita.
Työyhteisöjen tulisi tunnistaa, mitkä palautevirrat tukevat heidän työtään ja tavoitteiden saavuttamistaan parhaiten, ja mistä palautevirroista heidän tulisi päästä eroon informaatiotulvan vähentämiseksi. Esimerkiksi: kerätäänkö asiakasrajapinnasta riittävästi tietoa, ja tuodaanko se omaksuttavassa muodossa kaikkien näkyviin? Voisiko toimistolle tilata lehtiä, jotka esittelevät toimialan uusimpia innovaatioita, ja onko mahdollista hankkiutua roskalehdistä eroon? Voisiko talouslukuja jalostaa helpommin ymmärrettävään muotoon ja pitää niitä esillä, vaikkapa toimiston seinällä olevalla näytöllä?
Seuraava askel, jonka voit tämän blogitekstin perusteella ottaa, on tarkastella nykyisiä palaute- ja informaatiovirtojasi suhteessa niihin tavoitteisiin, jotka haluat saavuttaa. Palauta siis mieleesi henkilökohtaiset tavoitteesi tälle keväälle. Tutki sen jälkeen, millaisille palaute- ja informaatiovirroille altistat itsesi. Mitkä antavat sinulle tärkeää tietoa tavoitteidesi saavuttamiseksi ja mitkä virrat vievät huomiosi muualle? Onko jotain palaute ja informaatiovirtoja, kuten uutiskirjeitä, applikaatioita, nettisivuja, asiakkaiden tai kollegojen palautteita, joita voisit ohjata arkeesi pysyvästi ohjaamaan ajatteluasi toivomaasi suuntaan?
