Hybridikokoukset saavat meidät toivottavasti katsomaan kaikkia kokouksia uusin silmin

Miten tehdä hybridikokouksista (ja kokouksista ylipäätään) toimivampia? Kehittämisen ja kokeilukulttuurin asiantuntija Sami Paju esittelee kirjoituksessaan metodin toistuvien kokousten jatkuvaan parantamiseen, sillä jo pienistä parannuksista voi syntyä iso muutos.

Erityisesti nyt kun monen arki alkaa koostua enenevässä määrin hybridikokouksista, on syytä miettiä miten kokouksista (hybridi tai ei) saisi tehtyä toimivampia. Olemme kirjoittaneet aikaisemminkin, mitä ottaa huomioon, jotta kokoukset olisivat hyödyllisiä ja tehokkaita, mutta tällä kertaa paneudumme kokouskäytäntöjen jatkuvaan parantamiseen. Asioilla kun on tapana uomautua, kankeutua ja rutinoitua ellei niitä tietoisesti ja säännöllisesti kehitetä parempaan suuntaan.

Tätä metodia voi käyttää missä tahansa säännöllisesti toistuvassa kokouksessa ja siihen menee n. 10 minuuttia aikaa.

Vaihe 1: Arviointi

Pyydä osallistujia arvioimaan, kuinka paljon arvoa tai hyötyä kokouksesta oli, ottaen huomioon myös kokoukseen käytetyn ajan. Käytän itse asteikkoa 1-5, jossa 1) Hyvin vähän tai ei mitään arvoa, 3) Arvo tai hyöty oli verrannollinen käytettyyn aikaan, ja 5) Kokous oli erittäin arvokas tai hyödyllinen, kun otetaan huomioon käytetty aika. Vaihtoehdot 2 ja 4 asettuvat luonnollisesti edellä mainittujen väliin.

Yleensä ääripäät ovat kaikkein kiinnostavimpia. Jos joku vastasi 1, kysy miksi. Mistä johtui, että kokous ei luonut arvoa tai sen hyöty oli olematon?

Voit tehdä tämän esimerkiksi pyytämällä ihmisiä laittamaan niin monta sormea pystyyn kuin he haluavat antaa kokouksen arvosanaksi. Tai vaikkapa kirjoittamaan numerot etäkokoustyökalun chattiin, tai voit tehdä esimerkiksi Mentimeteriin kyselyn, jonka vastaukset päivittyvät reaaliajassa. Etuna tässä viimeisimmässä lähestymistavassa on myös se, että ottamalla vastaukset talteen pystyt seuraamaan kokousten toimivuuden kehittymistä (tai heikentymistä) vertaamalla tuloksia keskenään pidemmällä aikavälillä.

Vaihe 2: Keskustelu

Yleensä ääripäät ovat kaikkein kiinnostavimpia. Jos joku vastasi 1, kysy miksi. Mistä johtui, että kokous ei luonut arvoa tai sen hyöty oli olematon? Ja jos joku vastasi 5, pyydä kertomaan, mikä teki kokouksesta niin onnistuneen.

Usein vastaukset vaihtelevat kuitenkin välillä 2 ja 4. Tässä tapauksessa on syytä kysyä, mikä olisi tehnyt kokouksesta 5:n arvoisen? Mitä olisi pitänyt muuttaa? Tai mitä meidän pitäisi tehdä toisin päästäksemme seuraavalla kerralla lähemmäksi vitosta?

Vaihe 3: Parannukset

Ehdottakaa parannuksia. Mitä meidän pitäisi 1) lopettaa näissä kokouksissa, 2) jatkaa näissä kokouksissa – eli mikä toimii hyvin – ja 3) minkä tekeminen meidän tulisi aloittaa?

Keskustelkaa ja päättäkää yhdestä muutoksesta, jota kokeilette seuraavalla kerralla. 

Toistakaa tätä prosessia jokaisessa kokouksessa. Yksittäiset pienet parannukset eivät ehkä tunnu kummoisilta, mutta jos niitä tehdään säännöllisesti viikko toisensa jälkeen, niiden kumulatiiviset vaikutukset tulevat osoittautumaan merkittäviksi.


Lue myös

Epävarmuuden sietämätön raskaus

Epävarmuus ja sen kanssa eläminen on yksi työelämän ja johtamisen perustaidoista, kirjoittaa johtajuustutkija ja valmentaja Peter Kenttä.

Kehitä empatiataitojasi väkivallattoman vuorovaikutuksen neljän periaatteen avulla

Empatiataidot edistävät työhyvinvointia ja parempaa johtajuutta. Miten pystyisimme kehittämään sekä omia että koko työyhteisön empatia- ja vuorovaikutustaitoja?

Sujuva hybridityö

Etä- ja hybridityötä tekeville tietotyöläisille ja tiimeille suunnattu valmennus, joka tarjoaa konkreettisia työkaluja sujuvaan ja mielekkääseen työskentelyyn.

Valmennus: Yhteisöllinen etätyö

Miten jokainen organisaation jäsen voi vahvistaa yhteisöllisyyttä? Valmennus yhteisöllisyyden vahvistamiseksi etätyössä ja hybridityössä.

Itseohjautuvuus - draivi - kokeilu

Filosofian Akatemia on valmennus-, konsultointi- ja tutkimusyritys, joka muotoilee parempia työyhteisöjä.