Erityisesti nyt kun monen arki alkaa koostua enenevässä määrin hybridikokouksista, on syytä miettiä miten kokouksista (hybridi tai ei) saisi tehtyä toimivampia. Olemme kirjoittaneet aikaisemminkin, mitä ottaa huomioon, jotta kokoukset olisivat hyödyllisiä ja tehokkaita, mutta tällä kertaa paneudumme kokouskäytäntöjen jatkuvaan parantamiseen. Asioilla kun on tapana uomautua, kankeutua ja rutinoitua ellei niitä tietoisesti ja säännöllisesti kehitetä parempaan suuntaan.
Tätä metodia voi käyttää missä tahansa säännöllisesti toistuvassa kokouksessa ja siihen menee n. 10 minuuttia aikaa.
Vaihe 1: Arviointi
Pyydä osallistujia arvioimaan, kuinka paljon arvoa tai hyötyä kokouksesta oli, ottaen huomioon myös kokoukseen käytetyn ajan. Käytän itse asteikkoa 1-5, jossa 1) Hyvin vähän tai ei mitään arvoa, 3) Arvo tai hyöty oli verrannollinen käytettyyn aikaan, ja 5) Kokous oli erittäin arvokas tai hyödyllinen, kun otetaan huomioon käytetty aika. Vaihtoehdot 2 ja 4 asettuvat luonnollisesti edellä mainittujen väliin.
Yleensä ääripäät ovat kaikkein kiinnostavimpia. Jos joku vastasi 1, kysy miksi. Mistä johtui, että kokous ei luonut arvoa tai sen hyöty oli olematon?
Voit tehdä tämän esimerkiksi pyytämällä ihmisiä laittamaan niin monta sormea pystyyn kuin he haluavat antaa kokouksen arvosanaksi. Tai vaikkapa kirjoittamaan numerot etäkokoustyökalun chattiin, tai voit tehdä esimerkiksi Mentimeteriin kyselyn, jonka vastaukset päivittyvät reaaliajassa. Etuna tässä viimeisimmässä lähestymistavassa on myös se, että ottamalla vastaukset talteen pystyt seuraamaan kokousten toimivuuden kehittymistä (tai heikentymistä) vertaamalla tuloksia keskenään pidemmällä aikavälillä.
Vaihe 2: Keskustelu
Yleensä ääripäät ovat kaikkein kiinnostavimpia. Jos joku vastasi 1, kysy miksi. Mistä johtui, että kokous ei luonut arvoa tai sen hyöty oli olematon? Ja jos joku vastasi 5, pyydä kertomaan, mikä teki kokouksesta niin onnistuneen.
Usein vastaukset vaihtelevat kuitenkin välillä 2 ja 4. Tässä tapauksessa on syytä kysyä, mikä olisi tehnyt kokouksesta 5:n arvoisen? Mitä olisi pitänyt muuttaa? Tai mitä meidän pitäisi tehdä toisin päästäksemme seuraavalla kerralla lähemmäksi vitosta?
Vaihe 3: Parannukset
Ehdottakaa parannuksia. Mitä meidän pitäisi 1) lopettaa näissä kokouksissa, 2) jatkaa näissä kokouksissa – eli mikä toimii hyvin – ja 3) minkä tekeminen meidän tulisi aloittaa?
Keskustelkaa ja päättäkää yhdestä muutoksesta, jota kokeilette seuraavalla kerralla.
Toistakaa tätä prosessia jokaisessa kokouksessa. Yksittäiset pienet parannukset eivät ehkä tunnu kummoisilta, mutta jos niitä tehdään säännöllisesti viikko toisensa jälkeen, niiden kumulatiiviset vaikutukset tulevat osoittautumaan merkittäviksi.
