Kokeilemalla kehittämisen ja järkevien työtapojen asiantuntijamme Sami Paju nostaa esiin ristiriidan, johon hän törmää usein valmentaessaan älykkäistä tietotyön työtavoista: kuinka voimme priorisoida omaa työtämme, jos organisaatiossa on vallalla kulttuuri, joka edellyttää, että olemme jatkuvasti muiden ihmisten tavoitettavissa?
Kun kysyn asiantuntijoilta ja tietotyötä tekeviltä, miten digitaaliteknologia on muuttanut heidän arkeaan tehokkaammaksi, esiin nostetaan asioita, kuten tiedon etsimisen helppous, ihmisten parempi tavoitettavuus ja tiettyjen asioiden virtaviivaistuminen, esimerkiksi jaetut kalenterit helpottavat yhteisen ajan löytämistä kokouksille. Joissakin tapauksissa myös ammattikohtaiset erikoisohjelmistot, esimerkiksi devaus- ja designtyökalut, joilla on ollut paikoitellen hyvinkin suuri positiivinen vaikutus.
Mutta kun kysyn tämän jälkeen etenkin pidempään töitä tehneiltä, kokevatko he saavansa enemmän oikeita asioita aikaan tai onko heidän vaikuttavuutensa parempi kuin ennen, seuraa syvä hiljaisuus.
Vaikka teknologia mahdollistaa asioiden aikaansaamista, se on tuonut mukanaan myös lukuisia uusia, keskittymistä heikentäviä häiriötekijöitä: pirisevät puhelimet, pikaviestiohjelmat, sähköpostin määrän kasvun ja ruudulla kiusaavat pop-up-ilmoitukset, jotka kaikki haluavat huomiosi riippumatta siitä, mitä olet tekemässä tai mihin sinun tulisi oikeasti keskittyä.
Sähköpostista tulee väline, jolla muut ihmiset voivat vaivatta jyrätä ylitsesi omilla agendoillaan.
Monet asiakkaamme haluavat, että autamme heidän työntekijöitään oppimaan, miten omia työtehtäviään voi priorisoida paremmin. Samalla kuitenkin jätetään huomioimatta, että työkulttuuri jossa odotetaan jatkuvaa tavoitettavuutta on yksi suurimmista priorisoinnin esteistä.
Prioriteetti on yksikkö, ei monikko. Se tarkoittaa tärkeintä asiaa, joka sillä hetkellä tulisi saada tehdyksi. Vaikka olisit kuinka hyvä priorisoimaan omia työtehtäviäsi, odotus siitä, että vastaat sähköposteihisi nopeammin kuin kerran päivässä tai että olet milloin tahansa tavoitettavissa pikaviestimillä tai puhelimella tarkoittaa väistämättä sitä, että muiden asioihin reagoiminen ja heidän asiansa ovat tärkeämpiä kuin se, minkä koet itse prioriteetiksi.
Sähköpostista tulee väline, jolla muut ihmiset voivat vaivatta jyrätä ylitsesi omilla agendoillaan. Ja samaan aikaan sinun odotetaan olevan parempi priorisoinnissa?
Mikäli odotuksia tavoitettavuuden suhteen ei olla valmiita muuttamaan ensin, on laiha lohtu oppia paremmaksi omien työtehtävien priorisoijaksi. Tavoitettavuus itsessään voi sopia prioriteetiksi monille esimiesasemassa oleville, mutta ei yksittäiselle asiantuntijalle.
Vinkkejä sisäisen viestinnän pelisääntöjen sopimiseen voit saada esimerkiksi tästä Tapani Riekin kirjoituksesta.
