Yhteisöllisiä metataitoja käsittelevän blogisarjamme toisessa osassa Tapani Riekki nostaa esiin nopean ja hitaan viestinnän erot ja antaa käytännön ohjeen viisaampaan viestintään organisaatioissa.
”Erilaisia keskeytyksiä esimerkiksi sähköpostista, pikaviestimistä ja puhelimesta voi tietotyöläisellä tulla jopa 70 kertaa päivässä”, kertoo apulaisprofessori Henri Pirkkalainen Helsingin Sanomissa. Hän lisää, että kun keskeytyksestä palaaminen keskittyneeseen työhön voi viedä 1-24 minuuttia, voi työhön takaisin paneutumiseen mennä työpäivästä tunteja. Ongelmaan ei yleensä kiinnitetä työyhteisöissä erityisesti huomiota, vaikka kysyttäessä se tunnistetaankin oman havaintoni mukaan hyvin. Dilemma on selvä: miten maksimoida keskittynyt tekeminen ja tiedon välityksen nopeus?
Oletko kysynyt kollegoiltasi, kuinka nopeasti he keskimäärin vastaavat sähköposteihin, tai kuinka usein he yleensä postejaan lukevat? Vastaus on yleensä: ”riippuu postista”, mutta tällöin oletus on, että pystymme tarvittaessa lukemaan posteja koko ajan, mikä on suurimmassa osassa töistä mahdottomuus – etenkin, jos työssä halutaan taata intensiivisen keskittymisen jaksoja tai istutaan paljon kokouksissa tai asiakkaan kanssa, joissa sähköpostia ei pitäisi plärätä. Emme voi myöskään olettaa, että kaikki väijyvät postejaan illalla ja viikonloppuisin. Olen esittänyt yllä mainitun kysymyksen ihmisille usein ja vastauksissa on suurta hajontaa tunneista kahteen viikkoon. Toisin sanoen sähköpostin tai muun viestin lähettämisen jälkeen on hyvin vaikeaa tietää, kuinka nopeasti viesti tavoittaa vastaajan ja miten siihen vastataan. Tämä johtaa helposti siihen, että työn rytmittäminen on vaikeaa, jos tieto tarvitaan heti. Toisaalta jos työkulttuuri suosii välitöntä reagointia, vaatii se jatkuvaa viestintäkanavien seuraamista nopeasti reagoitavien viestien varalta, mikä taas vähentää laadukasta keskittynyttä työaikaa.
Olennaista hitaassa ja nopeassa viestinnässä ei ole väline, vaan selkeät jaetut oletukset, jotka ohjaavat yhteistä viestintää.
Helppo ensiaskel viestinnän määrän ja laadun kehittämisessä yhteisöllisesti on sopia nopean ja hitaan viestinnän kanavista (väline) sekä määrittää niille yhteisesti kunnioitettu vasteaika. Toisin sanoen: mikä on nopean viestinnän kanava (tarvitsen vastauksen heti tai päivän aikana, eli vasteaika heti/päivän sisällä) ja mikä hitaan viestinnän kanava (vasteaika päivästä ylöspäin). Yleensä nopean viestinnän väline on jokin muu kuin sähköposti, yleensä puhelin ja tekstiviesti, toisinaan pikaviestin. Tärkeintä on, että kaikki tietävät välineet ja kunnioittavat yhteistä oletusta. Tällöin kiireisissä tapauksissa vastauksen saa heti tai mahdollisimman nopeasti ja toisaalta esimerkiksi sähköpostia ei tarvitse koko ajan seurata, jolloin voi helpommin keskittyä intensiiviseen työhön jatkuvan multitasking-viestipäivystyksen sijaan. Tämä antaa myös rauhan suurilta osin irrottautua työviestimistä vapaa-ajalla ja ohjaa viestijää pohtimaan, kuinka nopeasti tieto tarvitaan. Olennaista hitaassa ja nopeassa viestinnässä ei ole väline, vaan selkeät jaetut oletukset, jotka ohjaavat yhteistä viestintää maksimoiden nopean reagoinnin tehokkuuden ja mahdollisuuden keskittyä.
Tämä on vain yksi esimerkki lähestyä sähköistä viestintää. Mitä muita tapoja keksit, joilla voisitte omassa työyhteisössänne parantaa viestien kulkemista ja niiden ymmärrettävyyttä sekä niihin reagoimista kuitenkin maksimoiden keskittymisen?
