Jokin aika sitten meitä haastateltiin Hesariin uuden kirjamme tiimoilta. Toimittajan ensimmäinen kysymys oli jotakuinkin se, että miksi tästä kirjasta pitäisi olla kiinnostunut. Erittäin hyvä kysymys! Etenkin kun ajanhallinnasta, henkilökohtaisesta tuottavuudesta ja itsensä johtamisesta on kirjoitettu jo läjäpäin erilaisia teoksia.
Kymmenen vuoden aikana aiheesta keskustellessamme ja sitä valmentaessamme on takataskuun tarttunut melkoinen määrä asiaa. Lähes joka valmennuksessa törmäämme kuitenkin samaan: ihmiset ovat fiksuja ja tietävät jo entuudestaan ainakin osan käsiteltävistä vinkeistä, nikseistä ja työkaluista. Silti aika harva niitä systemaattisesti käyttää. Haasteena ei ole se, etteikö näistä asioista tiedettäisi, vaan se, miten tieto johtaisi käytännön muutoksiin. Tässä siis neljä syytä, miksi kirjoitimme kirjan.
Työn sirpaleisuus ei muutu ellemme tiedä sen syitä
1) Jos emme koskaan pysähdy (jos meillä ei ole koskaan aikaa pysähtyä) miettimään, mitä teemme, miksi teemme ja miten teemme, emme myöskään kykene kyseenalaistamaan tekemistämme. Emme pysty rakentamaan järkeviä työtapoja, jotka edesauttaisivat saamaan oikeita asioita aikaan oikealla tavalla tehtynä.
Jos työ koetaan sirpaleiseksi mutta ongelman äärelle ei kunnolla pysähdytä, on hyvin epätodennäköistä, että päästään kiinni niihin juurisyihin, joista ongelma tosiasiassa johtuu. Näin myös ongelman ratkaiseminen jää usein pinnalliseksi eikä merkittäviä muutoksia tai parannuksia tule tehdyksi. Sirpaleisuus voi johtua monesta asiasta. Useiden erilaisten tehtävien ja projektien kanssa tasapainoillessa voi tarkastella työn rytmittämistä ja siihen vaikuttamista. Tai jos työ on päivystysluonteista, voi yrittää sopia pelisäännöistä, joiden avulla aikaa saa välillä suojeltua keskittymistä vaativalle työlle.
Sähköinen viestintä on myös omiaan sotkemaan pakkaa. Miten meidän tulee olla tavoitettavissa eri viestintävälineissä? Kuinka nopeasti eri viesteihin tulee reagoida? Miten varmistamme, että viestintä itsessään on laadukasta ja tehokasta? Miten suojelen työaikaani jatkuvalta reaktiivisena olemiselta? Hälyinen ja häiritsevä työympäristö vie huomiota pois tekemiseltä ja vaikeuttaa keskittymistä, mikä osaltaan pirstaloi työtä. Voisimme hyödyntää järkevämmin eri tiloja, etätyötä ja työpäivän rytmittämistä, jotta ympäristö itsessään tukisi asioiden aikaansaamista.
Johtuuko sirpaleisuus kenties siitä, että priorisointi tapahtuu sen mukaan, millä asialla on kovin kiire tai kuka huutaa koviten omien vaatimustensa kanssa?
Vai johtuuko sirpaleisuus kenties siitä, että priorisointi tapahtuu käytännössä ainoastaan sen mukaan, millä asialla on kaikista kovin kiire tai kuka huutaa koviten omien vaatimustensa kanssa? Ja kun yhteen asiaan keskittymisen keskeyttää esimieheltä tai kollegalta tuleva puhelinsoitto ja sitä seuraava “pieni pyyntö joka pitäisi saada tehtyä heti”, niin onko ihme, jos työ tuntuu sirpaleiselta?
Jos emme yksin tai yhdessä pysähdy ja pohdi syitä ja seurauksia, emme löydä järkeviä tai luovia tapoja puuttua ongelmiin. Kirjan yksi tarkoitus on tukea lukijaa oman työn tarkastelussa ja antaa konkreettisia työkaluja, joilla havaittuja ongelmakohtia ja niiden juurisyitä voi lähteä systemaattisesti parantamaan.
2) Törmäämme valmennustyössä jatkuvasti ihmisiin, joilla yksinkertaisesti ottaen ei ole aikaa saatika energiaa omien työtapojen reflektointiin ja kehittämiskokeilujen suunnitteluun. Puhumattakaan monisatasivuisen tietokirjan lukemisesta. Yksi kantava ajatus koko kirjoitusprosessin aikana oli pitää asiat niin tiiviinä ja käytännönläheisinä, että avasi kirjan sitten mistä kohtaa hyvänsä, viiden minuutin lukemisella saa irti jotain, mistä on lukijalle hyötyä. Pyrimme tukemaan samaa tavoitetta myös kirjan tyylillä: Virpi Oinosen kuvitukset tuovat kepeyttä ja jäävät tekstisisältöjä helpommin mieleen ja muistuttamaan luetusta.
Itsereflektio on yksi tietotyön tärkeimpiä taitoja
3) Työympäristöt ja työtehtävät muuttuvat jatkuvasti. Meillä kaikilla on myös henkilökohtaisia taipumuksia sen suhteen, millainen työnteko kenellekin sopii. Tämän vuoksi ei ole yhtä oikeaa tapaa esimerkiksi suunnitella ja hallita omaa työtä. Kirjassa esitettyjen yksittäisten menetelmien tarkoitus onkin enemmän inspiroida lukijaa ja toimia ikään kuin apupyörinä omien työtapojen kehittämiselle.
Suurin arvo syntyy kuitenkin siitä, että systemaattisen oman työn tarkastelun, itsereflektion ja kehittämiskokeilujen tekemisen kautta jatkuvasta parantamisesta alkaa tulla rutiininomainen tapa toimia. Pitkällä aikavälillä mitattuna tämä on yksi modernin tietotyön tärkeimpiä taitoja. Yksittäiset menetelmät ja työkalut vanhenevat, mutta mitä parempia olemme reflektoimaan ja kokeilemaan, sitä helpommin pystymme luomaan juuri itsellemme sopivia uusia ratkaisuja.
4) Viimeiseksi halusimme vielä herättää lukijan kiinnostuksen ihmismielen sopukoihin. Oletko koskaan pysähtynyt pohtimaan esimerkiksi sellaista pientä asiaa kuin tietoisuus? Tai mistä motivaatio kumpuaa? Miksi niin usein teemme toisin kuin puhumme? Miksi jätämme asioita tekemättä, vaikka tiedämme periaatteessa haluavamme tehdä niitä? Miksi välillä on niin vaikeaa aloittaa, vaikka tiedämme, että asioita pitäisi saada aikaan ja aloittamatta jättäminen tulee kostautumaan myöhemmin?
Tämän vuoksi kaikki kirjat, olivat ne sitten kevyitä ja käytännönläheisiä kuten Järki töihin! tai suurempia filosofis-psykologisia teoksia, jotka saavat mahdollisimman monet pohtimaan ihmismieltä ja sen venkoiluja, ovat meidän näkökulmastamme katsottuna aina tervetulleita.
Lisää tietoa kirjasta saat täältä.
