Usein kysytään, miten hukattua potentiaalia voisi saada käyttöön organisaatioissa. Organisaatiokehittäjämme Eero Lahtinen kirjoittaa, mitä näkökulmia on keskeistä huomioida luodaksemme organisaatioita, joissa ihmiset haluavat antaa itsestään enemmän sekä asiakasta että toisiaan varten.
Siinä missä ennen tuotantoväline tuotti työn arvon, tänä päivänä työn arvo syntyy yhä enemmän vuorovaikutuksessa ihmiseltä ihmiselle. Monen menestyjäorganisaation arvo perustuu täysin ihmisiin ja heidän sosiaaliseen pääomaansa.
Teollisen maailman perintönä tarkastelemme ja johdamme organisaatioita kuitenkin usein jäykästi ja reduktionistisesti. Johdon fokuksessa ei usein ole niinkään se, mitä työn arjessa todella tapahtuu, vaan huomio on strategisissa tavoitteissa, joilla pyritään kohti toivottua, suunniteltua tulevaisuutta.
Emme voi kuitenkaan ymmärtää organisaatiota etäältä analysoiden, sillä sen elementit ovat jatkuvassa ja ennalta arvaamattomassa vuorovaikutuksessa keskenään. Ainoa tapa ymmärtää sosiaalista systeemiä on olla aktiivinen toimija siinä, oppia yhdessä tekemällä. Tässä tarvitaan koko yhteisön panosta. Toimiva työ edellyttää jaettua ymmärrystä yhteistoiminnasta ja kehittyvää yhteistä näkemystä siitä, mitä työ tarvitsee tuekseen. Ketterässä organisaatiossa kaikki ovat organisaatiomuotoilijoita, ei vain ylin johto.
Se, miten tarkastelemme organisaatioita, luo pohjan sille, millaisia organisaatioita kykenemme ylipäätään luomaan. Ohessa neljä näkökulmaa, jotka avaavat perinteisen organisaatiokaavion sijaan rikkaamman lähtökohdan ymmärtää organisaatioita.
1. Keskity vuorovaikutukseen
Organisoitu yhteistyö on perimmäiseltä luonteeltaan vuorovaikutusta. Voimme ajatella, että työ virtaa asiakkaalta organisaatioon ja organisaation läpi edelleen asiakkaalle. Lähtökohtana on keskittyä kokonaisuuteen ja tehdä työstä mahdollisimman sujuvaa, jotta se soljuu organisaatiosta takaisin asiakkaalle tarkoituksenmukaisesti ja nopeasti.
Organisaation tehtävä on mahdollistaa jatkuva vuorovaikutus asiakkaiden kanssa ja työntekijöiden kesken. Vuorovaikutus mahdollistaa jatkuvan yhteisen oppimisen ja joustavuuden: tarvittaessa toimintaa voidaan korjata nopeasti, koska palautesilmukat ovat lyhyitä ja nopeita.
Se, miten ihmiset ovat vuorovaikutuksessa keskenään, on vähintään yhtä tärkeää kuin se, keitä he ovat ja mitä he osaavat. Kun jokin on mennyt pieleen, ihmiset eivät ole olleet yhteydessä toisiinsa tarkoituksenmukaisella tavalla. Kun vähennämme kitkaa systeemin osien välillä (toiminnot, asiakkaat, työntekijät) ja sujuvoitamme vuorovaikutusta, organisaation tehokkuus kasvaa.
Organisaatio on keskinäisriippuvaisista toimijoista koostuva systeemi, vuorovaikutuksen tuote. Perustavanlaatuista kehitystä voi tapahtua vain, kun vuorovaikutus muuttuu. Siksi työtä tulisi suoritteiden ohella/sijaan tarkastella ensisijaisesti vuorovaikutuksena.
Organisaatio on vuorovaikutuksen tuote. Perustavanlaatuista kehitystä voi tapahtua vain, kun vuorovaikutus muuttuu.
2. Tutki työtä asiakkaan näkökulmasta
Teollisessa työssä pyritään minimoimaan vaihtelu, ”jotta osat sopivat yhteen”. Palveluorganisaatiossa vaihtelu puolestaan on väistämätön osa työtä, sillä työn arvo luodaan ainutlaatuisessa vuorovaikutuksessa asiakkaan kanssa. Jokainen asiakas on yksilö, jolla on nyansseiltaan omanlaisensa tarpeet. Tehokas organisaatio ei siten pyri päättämään asiakkaiden puolesta, mitä heidän tarpeensa ovat, vaan pyrkii järjestämään työn siten, että organisaatio kykenee vastaanottamaan ne kaikessa moninaisuudessaan.
Tämä tarkoittaa, että asiakas on tarkoituksenmukaisen organisoitumisen keskiössä, sillä työ alkaa asiakkaan tarpeesta ja päättyy sen täyttymiseen. Toisin kuin organisaatiokaavioissa kuvataan, organisaatio ei ”lillu” erillään toimintaympäristöstään, vaan asiakas ja organisaatio ovat pohjimmiltaan ”yhtä”, tiukasti kietoutuneina samaan prosessiin. Mikäli haluamme ymmärtää työtä systeeminä – miten organisaatio kykenee toteuttamaan tarkoitustaan ja mitä työssä todella tapahtuu – meidän täytyy tutkia työtä asiakkaiden näkökulmasta ja heidän ehdoillaan.
3. Organisaatio = ihmisten väliset suhteet
Ihminen ei ole allokoitava resurssi, vaan hänen aikaansaamisensa riippuu siitä, miten elinvoimaiseksi hän tuntee itsensä. Olemme supersosiaalisia eläimiä, joille yhteys yhteisön jäseniin on kaikki kaikessa. Meillä on sisäsyntyinen tarve tulla kuulluksi ja arvostetuksi. Kun teemme itsellemme merkityksellisiä asioita ja pääsemme käyttämään vahvuuksiamme, hyvinvoinnin kokemus vahvistuu merkittävästi yhteisöltä saadun sosiaalisen tunnustuksen kautta.
Myös kaikista kipeimmät asiat liittyvät pohjimmiltaan ihmisten välisiin suhteisiin. Siinä missä jännite kohti päämäärää saa positiivista liikettä aikaan, sosiaalinen kitka vie energiaa. Konfliktien ja ratkaisemattomien kysymysten aiheuttama jännite säteilee ympäristöön. Mitä merkittävämpi on ihmisen sosiaalinen asema yhteisössä, sitä merkittävämpi on myös hänen ihmissuhteidensa vaikutus organisaation tunneilmastoon. Viritämme toisia jokaisessa kohtaamisessa osin alitajuisella tasolla. Arvostava tapa kohdata avaa ovia ja luo mahdollisuuksia uuden syntymiselle.
Ihmisyhteisöt rakentuvat ihmissuhteiden varaan. Työelämässä ja organisoidussa yhteistyössä ihmissuhteiden laadun merkitys korostuu entisestään. Autenttinen yhteys toisiin ihmisiin luo välttämättömän perustan dialogille, ja dialogi mahdollistaa rikkaan vuorovaikutuksen ja jatkuvan kehityksen.
Organisoidun yhteistyön näkökulmasta avainkysymys on se, miten voimme yhdessä edistää psykologisesti turvallisten ympäristöjen ¬– joissa ihmisiä kannustetaan olemaan (haavoittuvainen) oma itsensä – luomista.
4. Kunnioita näkymätöntä
Yhdellä juorulla saattaa olla ratkaiseva vaikutus organisaation tulevaisuuteen, ja toisaalta perusteltu ja suunniteltu pyrkimys muuttaa organisaation toimintakulttuuria ei välttämättä muuta mitään merkittävästä panostuksesta huolimatta. Sosiaalisissa systeemeissä narratiiveilla, yhteisöä kannattelevilla merkityksillä, on enemmän valtaa kuin yksilöillä.
Narratiivit vaikuttavat ajatteluumme ja toimintaamme merkittävästi ja tavalla, josta olemme vain osin tietoisia. Arkipäiväistä toimintaa koskevat narratiivit luovat kontekstin, jossa elämme. Ne ovat se kollektiivinen linssi, jonka läpi yhteisö näkee todellisuuden ja jonka valossa kompleksiset ja tulkinnanvaraiset asiat saavat luontaisen selityksensä. Esimerkiksi jos yhteisössä on vallalla kollektiivinen käsitys, että johto pyrkii ensisijaisesti ajamaan omaa etuaan, yhteisö myös tulkitsee johdon päätökset ensisijaisesti sen oletuksen kautta, miten toimenpiteet hyödyttävät johtoa.
Vaikka narratiivit hallitsevat toimintaamme, emme ole niiden armoilla. Voimme yhdessä luoda tilaisuuksia uusille merkityksille syntyä, mikäli nykyiset tulkinnat rajoittavat toimintaa. Narratiivit syntyvät vuorovaikutuksesta ja keskusteluista. Koska dialogi on luonut sen, keitä olemme nyt, voimme yhdessä luoda nahkamme uudelleen vain sen avulla.
Sosiaalisessa systeemissä yhteisön jäsenet luovat todellisuutensa yhdessä. Tämä tarkoittaa, että kehitys edellyttää konkreettisten tosiasioiden ohella myös siirtymää organisaation sisäisessä todellisuudessa. Myös näkymättömien merkitysten on muututtava.
Kuten Futuricen Tuomas Syrjänen on osuvasti muotoillut, sosiaalisessa systeemissä mikään ei ole todellista, ennen kuin se on yhteisesti jaettu.
Eero Lahtinen on organisaatiokehittäjä ja konsultti, jonka ehtymättömänä mielenkiinnon kohteena on auttaa organisaatioita ymmärtämään itseään elävänä systeeminä ja hyödyntämään siitä kumpuavaa toimintapotentiaalia.
