Tekemisen riemua – 4 vinkkiä vaikuttavaan digikohtaamiseen

Operatiivinen johtajamme Maija Tiitinen osallistui Learning at Work -verkoston järjestämään etätapahtumaan ja kertoo yllättyneensä positiivisesti siitä, kuinka hyvin Open Space -menetelmä toimi virtuaalisessa, yli sadan ihmisen tapahtumassa. Toimiva työskentelyalusta ja hyvin organisoitu ohjelma ovat sujuvan virtuaalitapahtuman perusta. Tiitinen jakaa blogissaan lisäksi vinkkejä siihen, miten etätapahtumiin osallistumisesta voi osallistujan näkökulmasta tehdä energisoivan ja inspiroivan kokemuksen.

Kuuntele audio

Syyskuun puolessa välissä osallistuin Learning at Work Finland – verkoston järjestämään virtuaaliseen Open Spaceen. Teemana oli Ketterä oppiminen työelämässä. Aihe itsessään on toki kiinnostava, mutta olin myös erittäin utelias näkemään, miten Open Space -menetelmä saadaan toimimaan virtuaalisesti ja kuinka siihen käytetty Howspace -alusta toimii. Halusin siis oppia uutta ja haastaa omia ennakkoluulojani isojen avointen etätapahtumien toimivuudesta. Tilaisuuteen oli ilmoittautunut 200 ihmistä ja yhtä aikaa Howspacea oli aamupäivän aikana käyttänyt parhaimmillaan jopa 160 eri osallistujaa.

Etukäteen mietin, että mitähän tästä mahtaa tulla. Miten tilaisuus saadaan toimimaan ja kuinka paljon menee aikaa teknisten haasteiden taklaamiseen? Kuinka hyviä keskusteluja voidaan käydä tuntemattomien ihmisten kanssa etukäteen vain ylätasolla määritellystä aiheesta? Päätin jo ilmoittautuessani suhtautua tähän avoimin mielin ja ennen kaikkea mahdollisuutena päästä kokeilemaan ja oppimaan jotain uutta. Tämä kannatti: olen monta ajatusta, kokemusta, uutta tuttavaa ja myös teknistä osaamista rikkaampi. Ajattelin nyt kertoa, mitkä olivat mielestäni avaimet onnistuneeseen digikohtaamiseen.

Kokonaisuus alkoi jo lupaavasti. Järjestäjiltä tuli hyvissä ajoin etukäteen muutamia sähköposteja, joissa pohjustettiin tulevaa ja mikä tärkeintä, tarjottiin mahdollisuus käydä tutustumassa käytettäviin ohjelmiin jo etukäteen. Orientaatiovaiheessa oli myös mahdollista esitellä itsensä ja kertoa, mikä teemassa kiinnostaa tällä hetkellä. Samalla siis pääsi etukäteen katsomaan, keitä muita tilaisuuteen oli tulossa ja millaiset asiat ketterässä oppimisessa kiinnostavat. Howspacesta löytyi orientaatiovaiheessa myös video, jossa alle neljässä minuutissa selitettiin, mikä Open Space on ja miten se aiotaan virtuaalisesti toteuttaa. Osallistujalle tämä loi varmuutta. Oli mukava tietää vähän jo etukäteen, millainen tapahtumasta oli tulossa.

Itse tilaisuus oli erittäin onnistunut. Se, että osallistujia tuli hyvin erilaisista taustoista toi keskusteluihin laaja-alaisuutta ja erilaisia näkökulmia, mikä piti keskustelut mielenkiintoisina ja innostavina. Tästä syystä myös Open Spacessa käsiteltävät aiheet, jotka osallistujat saavat itse määrittää, olivat monipuolisia. Kun oli aika valita, mihin ryhmään haluaisi mennä keskustelemaan, koin jopa runsaudenpulaa kiinnostavista aiheista. Ryhmää oli mahdollista myös vaihtaa keskustelun aikana, mikä antoi osallistujille paljon vapautta liikkua virtuaalisesti juuri itseä eniten kiinnostavissa keskusteluissa. 

Oli mahtavaa huomata, että vaikka iso osa mukana olleista osallistui ensimmäistä kertaa (virtuaaliseen) Open Spaceen, sekä käytti Howspacea, kokonaisuus vaikutti onnistuneelta. Ihmiset osasivat liikkua virtuaalisesti oikeisiin paikkoihin ja pääasiassa myös tekniikka näytti toimivan. Keskusteluissa pystyttiin keskittymään sisältöön, mikä oli varmasti se päivän tärkein anti osallistujille. 

Ainakin minulle tämä vahvisti uskoa siihen, että myös etänä voidaan käydä hyviä, syvällisiä keskusteluja. Vaikka livenä on aina mukavampi toimia, sen ollessa mahdotonta on parempi tehdä asioita etänä sen sijaan, että jäädään odottamaan aikaa, jolloin kasvokkain kohtaaminen on mahdollista.

Jokaisen osallistujan kokemuksia ei tietenkään voi tietää, mutta itselleni jäi päällimmäisenä mieleen ihmisten ennakkoluuloton ja avoin lähestymistapa, sekä ketterän oppimisen teemoihin että käytettyihin välineisiin. Ainakin minulle tämä vahvisti uskoa siihen, että myös etänä voidaan käydä hyviä, syvällisiä keskusteluja. Vaikka livenä on aina mukavampi toimia, sen ollessa mahdotonta on parempi tehdä asioita etänä sen sijaan, että jäädään odottamaan aikaa, jolloin kasvokkain kohtaaminen on mahdollista. Lisäksi etätilaisuuksiin on helpompi osallistua eri puolilta Suomea – ja miksei myös ulkomailta.

Kokonaisuudesta jäi hyvä maku – ja mikä parasta, Howspace jätettiin auki osallistujille pariksi viikoksi tapahtuman jälkeen. Näin siellä voi käydä virkistämässä muistia käytyihin keskusteluihin liittyen ja näyttää siellä tapahtuvan aktiivista verkostoitumista myös tilaisuuden jälkeen. Päällimmäisenä itselleni tästä jäi hyvä fiilis. Uusi ohjelma ja menetelmä toimivat alustana erinomaisille, syvällisille keskusteluille. Puhkuin intoa, vaikka olin istunut aamupäivän “etäpalaverissa”.

Tässä vielä kiteytettynä vinkkini onnistuneeseen etätapahtumaan:

  1. Ilmoittaudu mukaan ja OSALLISTU (eli älä ole no-show)
  2. Jos mahdollista, tutustu käytettäviin ohjelmiin etukäteen. Tätä voi myös pyytää järjestäjiltä, jos sitä ei automaattisesti tarjota.
  3. Ole aktiivinen, anna oma panoksesi ja auta myös muita antamaan oma panoksensa.
  4. Tauot – pidä taukoja, joissa nouset ylös, haet vettä, olet pienen hetken poissa ruudun ääreltä. Vireystilasi kiittää

*BONUSVINKKI: Asenne!

Suosittelen lämpimästi jokaista osallistumaan rohkeasti erilaisiin etätapahtumiin. Se on myös erittäin hyvä tapa päästä kokeilemaan erilaisia etäohjelmia. Itse ainakin opin mieluiten (ja nopeammin) tekemällä ja kokeilemalla kuin erikseen opiskelemalla, ainakin mitä käytännön taitoihin tulee.


Lue myös

Minkälaista johtamispalvelua saisi olla?

Työkulttuurin muutos hallintolähtöisestä mallista kohti yhteisöohjautuvaa palveluorganisaatiota tarkoittaa isoja muutoksia erityisesti esihenkilöiden toimenkuvassa. Eero Lahtisen mukaan asiakaslähtöinen palvelukokemus pohjautuu merkitykselliseen, vahvuuskeskeisyyttä korostavaan työntekijäkokemukseen ja sitä tukevaan valmentavaan esimiestyöhön.

Organisoitumisen kahdeksan universaalia ongelmaa – Mitä organisaatiota suunniteltaessa pitää ratkaista, jotta organisaatio voi kasvaa?

Frank Martela pohtii, mikä tekee joukosta ihmisiä toimivan organisaation ja avaa tarkemmin, mitkä ovat organisaation kehitystä ja olemassaoloa uhkaavat, kahdeksan universaalia ongelmaa.

Ketterässä oppimisessa tavoitteena ei ole oppiminen

Työ asettaa tekijälleen oppimistavoitteen, jota kohti sitten kuljetaan mahdollisimman ketterästi.