Koetko työssäsi jatkuvia häiriöitä? Ajattelunhallinnan asiantuntija, pääpsykologimme Tapani Riekki antaa kirjoituksessaan viisi konkreettista vinkkiä, kuinka rajata ulkoisia häiriötekijöitä ja lisätä työn tehokkuutta.
Kuten edellisessä kirjoituksessa kerroin, voimme keskittyä tietoisesti vain yhteen asiaan kerralla. Tässä blogikirjoituksessa annan viisi vinkkiä, miten voit rajata ulkoisia häiriötekijöitä.
1. Suojaa itsesi häiriöääniltä
Kuvittele seuraavanlainen tilanne: olet meluisassa tilassa ja käyt intensiivistä keskustelua kollegasi kanssa. Samaan aikaan joku mainitsee nimesi toisella puolella huonetta. Kuin taikaiskusta tiedostamaton mielesi poimii metelistä nimesi ja suuntaa tarkkaavaisuutesi henkilöön, joka mainitsi nimesi. Kyseinen ilmiö kulkee nimellä ”Coctail party effect” ja on yksi tarkkaavaisuuspsykologian klassikkoja. Mitä tulokset käytännössä tarkoittavat on, että vaikka keskittyisit tietoisesti yhteen asiaan, tiedostamaton mielesi tarkkailee ympäristöä tästä huolimatta tiettyyn pisteeseen asti. Jos ympäristössä ilmenee tärkeitä ärsykkeitä, kuten oma nimi, uhkaava ääni tai puhelimen pirinä, kaappaa äänen lähde tarkkaavaisuutesi tehtävästä jota teet. Toisin sanoen kun keskityt, käsittelee mielesi silti ympäristön hälyä tiettyyn pisteeseen asti ja karsii turhat ärsykkeet tietoisuudestasi.
”Älykkäämpää on opetella rajaamaan ympäristöä niin, ettei tahdonvoimaa tarvitse edes käyttää.”
Tutkimusten mukaan meluisassa ympäristössä stressitasot nousevat, vaikka emme kokisi keskittymisen olevan vaikeaa. Yksi ehdotettu syy tähän on se, kun olemme meluisassa ympäristössä, joudumme aktiivisesti karsimaan enemmän häiriötekijöitä pois, ja tämä taas on työtä, joka nostaa stressitasoja. Mitä tämä kaikki tarkoittaa siis keskittymisen kannalta? Vaikka emme aina kokisi, että keskittyminen on vaikeaa, kannattaa meidän silti intensiivistä ajattelutyötä tehdessä rajata ympäristöämme, jotta turhat häiriöäänet eivät kaappaa huomiotamme. Samalla tämä säästää myös hermojamme, kun saamme toimia rauhaisassa ympäristössä.
2. Rajaa pois visuaaliset häiriötekijät
Kun teet yhden asian kerrallaan, sulje kaikki häiriötekijät pois, esimerkiksi sähköposti, verkkoselain ja Lync. Vaikka kuvittelet, että Outlook-kirjekuori näytön oikeassa alalaidassa ei häiritse keskittymistäsi, se todennäköisesti sitä tekee: mieleesi saattaa juolahtaa, että siellä on jokin tärkeä asia, johon pitäisi heti reagoida. Tämä heikentää keskittymistä nykyiseen tehtävään.
3. Sovi yhteiset käytännöt kiireelliseen viestintään
Sopikaa kollegoidesi kanssa yhteiset pelisäännöt siihen, missä tilanteissa saa keskeyttää toisen työnteon. Tällöin voit rauhassa keskittyä edes hetken oikeisiin töihin sen sijaan, että roikut koko ajan postin tai ympäristön vietävänä. Käytä tarvittaessa kuulosuojaimia tai hiljaisen työn tiloja.
4. Kunnioita työrauhaa
Opettele kunnioittamaan toisten työrauhaa ja vaadi sitä terveen itsekkäästi myös muilta. Aktiivisesti keskittymällä saat vähemmässä ajassa enemmän aikaiseksi, kuin jatkuvien keskeytysten saattelemana. Toimi siis mieluummin intensiivisesti pyrähdyksittäin, kuin keskeytysten tietomassassa tuuliajolla. Sekä sovi, miten työrauhan tarvetta kollegoiden kanssa kommunikoidaan. Opettele myös rytmittämään päivääsi: kun teet intensiivistä ajatustyötä, tee sitä tietyissä tiloissa tai tietyllä tavalla.
5. Ota käyttöön tehotunnit
Yksi tehokas tapa saada niin isoja kuin pieniä tehtäviä tehtyä on käyttää tehotunteja. Rajaa päivääsi tai muutamaan kohtaan viikkoasi intensiivisen tekemisen yhtämittaisia työskentelyjaksoja, esimerkiksi muutamia aamutunteja tai kokonaisia aamupäiviä, jolloin keskityt vain ennalta suunniteltujen asioiden tekemiseen. Usein ihmiset kertovat, että saavat eniten aikaiseksi varhain aamulla, etätöissä tai iltapäivällä, kun muut ovat lähteneet töistä. Tämä johtunee siitä, että näissä tilanteissa keskittyminen on parempaa. Ei ole kuitenkaan perusteltua väittää, että työnteko on parasta työaikojen ulkopuolella tai kotona. Pyri siis luomaan samankaltaisia tilanteita työpäivän ajaksi rajaamalla ympäristöä.
Tee tehotuntien aikana ennalta mietittyjä vaativia tehtäviä tai tehtäviä, joita olet lykännyt. Sen sijaan, että aamuisin käyttäisit pirteimmät työtunnit puuduttaviin kokouksiin tai sähköpostin läpikäymiseen, aloita aamut mieluummin tärkeimmillä työtehtävillä. Älä saastuta mieltäsi kaikella sälällä, mitä päivän aikana tulee tehdä, vaan keskity hetki olennaiseen levänneellä ja puhtaalla mielellä.
Älä siis luota siihen, että vain tahdonvoima riittää keskittymiseen – älykkäämpää on opetella rajaamaan ympäristöä niin, ettei tahdonvoimaa tarvitse edes käyttää.
