Kun tieto muutosneuvotteluiden käynnistymisestä tulee, organisaation toiminta menee monella tapaa sekaisin. Esihenkilön kuitenkin odotetaan johtavan omiensa perustehtävää niin kuin ennenkin ja huolehtivan johdettaviensa työilmapiirin ja hyvinvoinnin johtamisesta – vaikka he itsekin olisivat neuvotteluiden kohteena ja vastuussa monesta muustakin tehtävästä. Muutosneuvotteluiden aikainen johtaminen vaatii tietoista fokusta sekä oman mielen johtamista.
1. Kohtaa omat tunteesi ja tapasi käsitellä epävarmuutta
Esihenkilöä voi tunnetasolla kuormittaa toisten hankalien tunteiden vastaanottaminen, huoli omista voimavaroista tai epävarmuus omasta tulevaisuudesta. Moni myös pelkää omaa kyynistymistä useita neuvottelukierroksia koettuaan. Pysähtyminen omien tunteiden ja ajatusten äärelle – etenkin yhdessä kollegoiden kanssa – tyypillisesti vähentää tunnekuormaa. Hankalien tunteiden ymmärtävä tutkiminen ja haastavaksi koettujen tilanteiden pohdiskelu selkiyttää ajattelua ja keventää mieltä. Kollegoiden ajatusten ja tunteiden kuuleminen helpottaa: oma inhimillinen kokemus onkin yhteisesti jaettua.
Tiedostamalla omat tunteensa ja tunnistamalla niiden vaikutuksen omaan toimintaan, voi tietoisesti valita omaa toimintatapaansa.
Esihenkilön yksi tärkeimpiä tehtäviä on tuoda selkeyttä. Muutosneuvotteluiden aikana tiedon jano on valtava suhteessa tarjolla olevaan tietoon. Oman jaksamisen näkökulmasta on tärkeää tunnistaa omat sudenkuopat epävarmuuteen reagoimisessa ja opetella sietämään epävarmuuden tunnetta. Tiedostamalla omat tunteensa ja tunnistamalla niiden vaikutuksen omaan toimintaan, voi tietoisesti valita omaa toimintatapaansa.
2. Mitä priorisoit johtamisroolissasi – mistä et tingi?
Neuvotteluista seuraa usein esihenkilöille ylimääräisiä tehtäviä. Samaan aikaan kasvavat paineet turvata oman vastuualueen tuloksellisuus. Lisäksi oma tiimi saattaa tarvita merkittävästi enemmän työn ohjaamista ja huolenpitoa. Sekä oman jaksamisen että tiimin tukemisen näkökulmasta on tärkeää suunnitella ja informoida, miten on oman tiimin käytettävissä ja tietoisesti raivata omaan kalenteriin tilaa ”yllätystehtäville”. Yhtä tärkeää on myös tietoisesti listata, mitä asioita ei aio neuvotteluiden aikana edistää.
On hyvä miettiä, mistä itselle tulee työn merkitys myös neuvotteluiden aikana. Merkitykselliset asiat ovat yleensä niitä, jotka lisäävät yksilön voimavaroja ja auttavat johtamaan omien arvojen mukaisesti myös vaikeina aikoina. Kun tulevasta ei ole varmuutta, ihmisen mieli tyypillisesti täyttää aukkopaikat tarinoilla ja uskomuksilla, minkä lisäksi tunteet helposti ohjaavat mieltä. Esihenkilöiltä tarvitaankin neuvotteluiden aikana entistä enemmän ohjauksen systematiikkaa, prioriteettien kirkkautta ja vakautta omassa toiminnassa, jotta työyhteisön dynaamiset ilmiöt eivät lähde ohjaamaan arjen vuorovaikutusta ja tekemistä.
3. Tue tiimiäsi ja työyhteisön tunneilmapiiriä
Työyhteisöihin epävarmuus voi vaikuttaa monin eri tavoin. Esihenkilöltä tarvitaan panostusta kahteen suuntaan: tarvitaan enemmän perustehtävään ohjaamista sekä tiimin yhteyden ja tunteiden käsittelyä. Perustehtävän ohjaus voi tarkoittaa konkreettisempaa työn ohjaamista ja sopimista siitä, kuka tekee mitäkin. On hyvä myös varmistaa sovittujen työn ja tiedon jakamisen tapojen toteutuminen.
Esihenkilön käsitys omista tunnetaidoista korreloi tyypillisesti siihen, miten valmis esihenkilö on tiiminsä kanssa keskustelemaan ja käsittelemään tilanteen herättämiä tunteita. Jos ryhmässä uskalletaan jakaa tunteita ja ajatuksia, se yleensä lisää yhteyden kokemusta ja sitoutumista.
Esihenkilön käsitys omista tunnetaidoista korreloi tyypillisesti siihen, miten valmis esihenkilö on tiiminsä kanssa keskustelemaan ja käsittelemään tilanteen herättämiä tunteita. Jos ryhmässä uskalletaan jakaa tunteita ja ajatuksia, se yleensä lisää yhteyden kokemusta ja sitoutumista. Hyvillä fasilitointitaidoilla, avoimilla kysymyksillä ja kuuntelulla pärjää yleensä oman tiimin kanssa hyvin. On tärkeää muistaa, ettei esihenkilön tarvitse ratkoa toisten tunteita – riittää, että haluaa ymmärtää, miten toisilla tunteiden ja ajatusten tasolla menee. Lisäksi tiimin kesken on myös hyvä keskustella siitä, millaista käyttäytymistä ja toimintatapaa he toisiltaan toivovat hankalassa vaiheessa.
4. Tunnista omat rajasi ja tee voimavaroja lisääviä asioita
Esihenkilöt pyörittelevät usein tekemättömiä tehtäviä ja päivän yllättäviä tapahtumia mielessään myös työn ulkopuolella. Jos huomaa olevansa tällaiseen vatkaamiseen taipuvainen, kannattaa opettaa omalle mielelle rajaamisen taitoa ja luoda omaan arkeen jokapäiväinen pieni rutiini, jonka mielesi yhdistää työasioiden sulkemiseen pois omasta mielestä. Tätä pientä rutiinia kannattaa harjoittaa joka päivä, ainakin kahden viikon ajan sen juurtumisen edistämiseksi.
Oman mielen ja hyvinvoinnin johtaminen tarkoittaa myös rajojen asettamista. Omista harrastuksista, jotka antavat energiaa ja voimaa, on tärkeä pitää kiinni, sillä tutkitusti mielihyvää tuottava tekeminen palauttaa elimistöä stressitilasta normaalitasoa kohti. Vaikka tietynlainen työyhteisön kannattelu onkin osa johtamisrooliin kuuluvaa tehtävää, on silläkin rajansa. Etenkin johtamisen painekohdissa omat rajat on helpompi asettaa, mitä selkeämpi käsitys itsellä on oman roolin prioriteeteista. Esihenkilön kannattaa rohkeasti hakea tukea omasta organisaatiosta tai muilta alan ammattilaisilta. Itsestään huolta pitävä esihenkilö on jokaisen työntekijän etu.
Hanna Rainio (VTM) on rohkeasti vaikeita teemoja lähestyvä vuorovaikutuksen ammattilainen, joka kiinnostuu dynamiikasta ryhmissä, mitä tapahtuu ihmisten välillä ja mikä rooli johtamisella ja työn rakenteilla on edellisten syntymisessä.
