Tervetuloa Nickin niksinurkkaan! Tässä blogisarjassa esittelen erilaisia konkreettisia, hyväksi todettuja käytänteitä, rakenteita tai työkaluja joita voi matalalla kynnyksellä lähteä kokeilemaan omassa tiimissä. Näissä hieman pidemmissä blogikirjoituksissa käyn läpi käytänteitä, jotka auttavat mm. yhteisohjautuvaa tiimiä tasaamaan työkuormaa, vahvistamaan yhteisöllisyyttä, kehittämään yhteistä työtä sekä pitämään tuottavampia ja hauskempia kokouksia. Lähdetään kuitenkin ihan perusjutuista liikkeelle, eli miten uusia toimintatapoja voi tiimissä kokeilla systemaattisella ja järkevällä tavalla?
Mistä kokeilemalla kehittämisestä on kyse?
Organisaation kehittämisestä tulee varmasti monelle mieleen seuraavanlainen prosessi: joku keksii idean, luodaan työryhmä jossa suunnitellaan toteutus yksityiskohtia myöten, tehdään tarvittavat investoinnit ja jalkautetaan idea arkeen. Loppu onkin sitten herran hallussa, eli toivotaan, että idea toimii käytännössä kuten teoriassa ollaan ajateltu.
Kehittämistä voi kuitenkin tehdä toisellakin tavalla: lyhyissä kokeilusykleissä, minimaalisilla investoinneilla, jatkuvasti oppien ja iteroimalla toteutusta oppien mukaan. Kokeilemalla kehittäminen on etenkin startup-maailmassa tai ohjelmistokehityksen parissa työskenteleville tuttu tapa toimia, mutta menetelmä toimii myös kaikenlaisissa työyhteisöissä ja organisaatioissa.
Kokeilemalla kehittämisen idea on kiteytettynä se, että pyritään mahdollisimman pienellä panostuksella kokeilla, jos hyvä idea ratkaisee käsillä olevan ongelman oletetulla tavalla. Menetelmä on systemaattinen ja ehkäisee sen, että tehdään suuria investointeja virheellisiin oletuksiin pohjautuen ja ilman käytännön kokemusta.
Seuraavaksi käyn läpi kokeilemalla kehittämisen eri vaiheet ja esittelen työkalun, jonka avulla kokeiluja voi koordinoida ja kerätä kehitysideoita. Lopuksi kerron pari vinkkiä, miten kokeilemalla kehittämistä voi lähteä kokeilemaan oman tiimin kanssa.
Kokeilemalla kehittämisen vaiheet
Idea
Jokainen kehittämisprosessi alkaa tietenkin ideasta. Yleensä se on jokin toimenpide, joka mahdollisesti ratkaisisi tietyn ongelman. Tässä vaiheessa tuleekin jo ensimmäisen haaste vastaan: jotta päästään seuraavaan vaiheeseen, pitää tiimissä olla sen verran psykologista turvallisuutta, että uskaltaa sanoa ehkä hieman keskeneräisenkin ideansa ääneen. Jotta olisi järkeä kertoa ideaansa muille, pitää pystyä myös luottamaan siihen, että kehitysideoihin tartutaan ja niitä lähdetään edistämään. Jos nämä asiat ovat kunnossa, päästään seuraavaan vaiheeseen, eli suunnitteluun.
Suunnittelu
Vaikka kokeilemalla kehittämisessä onkin ideana, että mahdollisimman kevyesti lähdetään kokeilemaan uutta, on hyvä pysähtyä hetkeksi ja jatkojalostaa ideaa. On hyvä tarkentaa ja kirjata ylös:
- Mikä kokeiltava toimenpide käytännössä on?
- Mitä oletetaan tapahtuvan? Miksi kokeilu toimisi?
- Mitä pitää konkreettisesti tehdä?
- Millaista sitoutumista vaatii kultakin?
- Mikä on kokeilun aikataulu?
- Miten ja milloin kokeilua reflektoidaan?
Kun nämä asiat ovat selvillä, voi kokeilun käynnistää!
Kokeilu
Kokeilun idea on siis kokeilla uutta käytäntöä, menetelmää, toimenpidettä, rakennetta tai työkalua arjessa, ennalta määrätyn ajan verran. Sopiva kokeilun pituus vaihtelee kokeiltavan toimeenpiteen mukaan. Jos kokeillaan esim. uutta rakennetta päivittäisiin tiimipalavereihin, riittää kokeilun pituudeksi 1 viikko. Jos kokeillaan esim. yhteisöllistä työvuorosuunnittelua tiimissä, on sopiva kokeilun pituus n. 2 kuukautta, jotta ehditään käydä kaksi työvuorosykliä läpi. Tärkeintä on, että ehditään saada sopiva määrä kokemusta siitä, miten idea toimii käytännössä.
Kokeilua ei kuitenkaan kannata turhaan pitkittää. 6 kuukauden “kokeilu” ei oikein ole enää kokeilu, sillä siinä ajassa toimenpide ehtii muuttua jo vakiintuneeksi käytännöksi. Kun ollaan kerätty sopiva määrä kokemusta, on aika pysähtyä hetkeksi ja pohtia jos kokeiltava toimenpide toimi oletusten mukaan.
Reflektio
Reflektio on ehkäpä tärkein kohta kokeilusykliä, sillä siinä tapahtuu oppiminen ja jatkojalostus. Reflektiosession alkuun voi kaivaa esiin kokeilusuunnitelman ja pohtia yhdessä:
- Mitä kokemuksia kokeilusta on saatu?
- Toimiko kokeilu kuten oletimme sen toimivan? Eli ratkaisiko se ongelman?
- Vaikuttiko jokin muu asia kokeiluun (esim. sitoutumisen puute, sairastumiset jne.)?
- Mitkä ovat tärkeimmät opit tästä kokeilusta?
Kun asiasta ollaan keskusteltu, päätetään seuraavista toimenpiteistä:
a) Kokeilu toimi odotetusti, eli viedään käytäntö sellaisenaan osaksi arkea.
b) Jotkut osat kokeilusta toimi, mutta toiset ei. Eli muokataan käytäntöä hieman ja kokeillaan uudestaan (eli hypätään takaisin kokeilu-kohtaan ja toistetaan prosessi).
c) Idea oli hyvä, mutta ei toiminut käytännössä ollenkaan. Ei viedä käytäntöä osaksi arkea, mutta otetaan tämä arvokkaana oppimiskokemuksena.
Kuulostaako järkevältä? Hyvä! Mutta miten ihmeessä tällainen hähmäinen kehittäminen saadaan luontevaksi osaksi tiimin arkea?
Kehittäminen näkyväksi ja osaksi arkea kanbanin avulla
Jotta kokeilemalla kehittäminen saadaan käyntiin ja osaksi arkea, on tärkeää että kaikille on selkeää:
- minne kehitysideoita kerätään
- missä ja milloin niitä käsitellään
- mistä näkee mitä kokeiluja on tulossa ja mitä on käynnissä
- mitä kokeiluille tapahtuu
Oiva työkalu tähän on kanbantaulu. Kanbantaulu voi olla fyysinen “juliste” toimiston seinällä johon liimataan tarralappuja, tai sitten digitaalisessa muodossa sopivalla alustalla, esim. Google Jamboardissa tai Mirossa. Tärkeää on, että kanban sijaitsee sellaisessa paikassa, että sinne pääsee helposti ja että sen olemassaoloa ei unohdeta.
Tässä esimerkki miltä kanban voi näyttää. Keltaiset laatikot kuvaavat yksittäisiä kehitysideoita. Laatikoita, jotka fyysisellä kanbanilla voivat olla vaikka tarralappuja, siirrellään taululla sitä mukaan kun kokeiluprosessi etenee.
Kehitysideat-kohtaan kerätään arjessa nousevat kehitysideat. Tämän jälkeen arvioidaan onko kokeilu on sellainen, jota voisi lähteä kokeilemaan heti, vai lähdetäänkö kokeilemaan asiaa vasta tulevaisuudessa. Tällöin kehitysidean voi siirtää tulossa-kohtaan ja kirjata milloin asiaa lähdetään edistämään.
Jos kokeilu voidaan toteuttaa heti, tehdään kokeilusuunnitelma ja siirretään laatikko kokeilussa-kohtaan. Tämän jälkeen edetään kokeilusyklin mukaisesti reflektioon ja seuraaviin toimenpiteisiin: viedään idea osaksi arkea, muokataan ideaa tai hylätään idea.
Kanbanin idea on, että meneillään oleva ja tuleva kehittäminen tulee kaikille näkyväksi, ja että on selkeä paikka minne kerätä uusia kehitysideoita.
Kanbanin käyttöönotto
Jotta kanban ja siten kokeilemalla kehittäminen saadaan sujuvaksi ja luontevaksi osaksi arkea, on hyvä liittää se johonkin olemassa olevaan käytäntöön tai rakenteeseen, esimerkiksi tiimin viikkopalaveriin. Viikkopalaverin agendalle voidaan lisätä vakiokohta, jossa katsotaan lyhyesti mitä kehitysideoita kanbanille on tullut ja päätetään, kuka lähtee asiaa edistämään. Tämä on myös hyvä hetki tiedottaa tulevista ja käynnissä olevista kokeiluista, ja millaisia toimenpiteitä tehdään reflektion tuloksena.
Kuulostaako työläältä? Sitä se valitettavasti on, etenkin alussa. Mikään muutos ei valitettavasti tapahdu itsestään vaan vaatii usein aikaa ja panostusta. Yleensä se kuitenkin on vaivan arvoista, kuten yksi asiakkaani summasi 4 kuukauden kanbanin käytön jälkeen:
“Tähän on käytetty paljon aikaa, mutta se on kannattanut!”
Seuraavassa niksinurkassa esitellään parin lisäosan käyttöä Slackissa ja Teamsissa, jonka avulla voidaan helpottaa työkuorman jakamista, vahvistaa yhteisöllisyyttä ja tukea kanbanin käyttöä. Pysy kuulolla!
