Suomen kansallisidentiteetti ja työkulttuuri rakentuu paljolti sotien ja niistä seuranneen jälleenrakentamisen varaan. Noihin aikoihin tarvittiin kovaa työnteon asennetta, sillä pelloilla, metsissä ja tehtaissa työn tuottavuus oli suorassa suhteessa tehdyn työn määrään ja rivakkuuteen. Nykyisin pääosa meistä on siirtynyt tekemään ajatteluun pohjautuvaa tietotyötä, jossa tuottavuus ei synny ajatuksien määrästä, vaan laadusta. Laadukkaita ajatuksia ei tuoteta olemalla kiireisiä ja puskemalla kovempaa. Niitä saadaan aikaiseksi luomalla puitteet aivojen optimaaliselle toiminnalle ja oikeiden asioiden tekemiselle laadukkaasti. Valitettavasti kaikki eivät ole omaksuneet uudempaa käsitystä siitä, mikä on tehokasta työtä. Perinteiset työnteon asenteet vaikuttavat edelleen ja ovat osaltaan luomassa kaoottisempaa ja kiireisempää työelämää.
”2010-luku oli sähläyksen vuosikymmen.” – Minna Huotilainen, aivotutkija
Tietotyötä tehdään monissa organisaatioissa oman jaksamisen ja stressinsietokyvyn rajoilla. Moni kokee hukkuvansa tietotulvan ja tekemisen määrän alle. Työelämässä on jatkuva tarve saada aikaiseksi enemmän vähemmillä resursseilla. Loppuunpalamisia tapahtuu runsaassa määrin, eivätkä alle 30-vuotiaiden burnoutit ole enää poikkeuksia. Suoraviivainen ratkaisu tähän olisi työn keventäminen, mutta se toimii vain yksilötasolla. Osa yhteiskunnista ja yrityksistä ei kestäisi taloudellisesti työn määrän vähentämistä nykyisestä, ja nekin jotka kestäisivät, pelkäävät kilpailuedun menettämistä. Niinpä meidän täytyy miettiä ratkaisuja, jotka ovat hyödyksi sekä työntekijöille että organisaatioille. On löydettävä keinoja, jotka mahdollistavat nykyisen tuottavuuden tason, mutta eivät polta ihmisiä loppuun, ja mieluiten kasvattavat työntekijöiden motivaatiota, luovuutta ja kokemusta työn merkityksellisyydestä.
Viisaamman työnteon jäljillä
Yksi parhaista ratkaisuista nykyisen työelämän haasteisiin, ainakin neurobiologian ja psykologian näkökulmasta, on flow-tila ja sen hyödyntäminen.
Tieteellisesti määriteltynä flow on optimaalinen tietoisuuden tila. Käytännöllisemmin ilmaistuna se on tila, jossa ihminen kykenee uppoutumaan täysin tekemäänsä asiaan ja hyödyntämään kaikkia taitojaan asian parissa. Aika rientää ja tekeminen tuntuu vaivattomalta. Flow on tila, jossa saat eniten aikaan, olet luovimmillasi ja nopein oppimaan. Parhaimmillaan se voi tarjota tuottavuuden ja luovuuden moninkertaistumisen. Kyse ei ole vain työnteon tulosten parantumisesta. Tutkimusten mukaan flow-tilassa eniten aikaa viettävät ihmiset ovat myös onnellisimpia. Kyseessä on siis monelta kulmalta tehokkain vaihde työskennellä, niin operatiivisesti kuin inhimillisesti. Tämä jos mikä on viisasta työntekoa.
”YK:n ihmisoikeuksissa pitäisi olla kohta, että ihmisen kuuluu kokea töissä virtausta kerran päivässä.” – Kirsti Lonka, kasvatuspsykologian professori
Flow’ssa oleminen ei ole itsetarkoitus, mutta se voi olla erittäin toimiva työkalu työelämässä. Se on meihin sisään rakennettu, jokaisen käytössä oleva vaihde, jota valitettavasti suurin osa meistä hyödyntää liian vähän. Tietotyöläiset viettävät työajastaan flow-tilassa keskimäärin viisi prosenttia. McKinsey Global Research Institute on arvioinut, että jos flow’n osuus työajasta voitaisiin nostaa kahteenkymmeneen prosenttiin, voisi työn tuottavuus jopa tuplaantua – kasvattamatta työaikaa, luovuutta parantaen ja vähemmällä stressillä. Flow’n valjastaminen käyttöön voisi siis olla keino siirtyä lyhyempiin työpäiviin tai -viikkoihin tuottavuuden kärsimättä.
Flow on monimutkainen ilmiö, kuten hyvinvointi tai onnellisuus. Siihen pääsemiseen ei ole yhtä taikatemppua, mutta on kuitenkin olemassa nippu keinoja, joilla voidaan merkittävästi edistää mahdollisuuksiaan päästä flow-tilaan. Tietämys flow’sta ja työkalut sen edistämiseen käytännössä ovat flow-osaamista, joka on olennainen taito nykyisessä työelämässä. Flow’hun pääseminen ei aina ole helppoa, mutta sen edellytysten vaaliminen on ehdottomasti vaivan arvoista. Pienilläkin muutoksilla oman työn kehittämisessä viisaammaksi on pitkässä juoksussa huomattava vaikutus.
Kuinka flow-tilaa voi edistää työssä käytännössä?
Flow-tilan edellytysten luominen työssä on ensisijaisesti flow’n esteiden poistamista. Suurimmat esteet flow’lle ja työn sujuvuudelle ovat nykypäivän tietotyössä keskeytykset, monen asian yhtäaikainen tekeminen, sekä kiireen kulttuuri. Samalla flow’n edistäminen on työn kognitiivisen ergonomian parantamista, jossa pyritään suunnittelemaan työ ”ihmisen mittaiseksi” ottaen huomioon esimerkiksi huomiokyvyn ja työmuistin rajoitteet.
Flown edellytysten luomisessa voidaan lähteä liikkeelle seuraavaksi listaamistani isoista teemoista. Jos nämä ovat kunnossa, niin ollaan jo pitkällä.
1. Keskity yhteen asiaan
Monitohelointi eli multitasking voi tuntua dynaamiselta ja tehokkaalta, mutta tutkimusten mukaan se voi vähentää työn tuottavuutta jopa 40 prosenttia. Ihmisaivot eivät kykene prosessoimaan montaa vaativaa asiaa yhtaikaa. Jatkuvasta huomion siirtämisestä tehtävien välillä seuraa ajassa ja aivojen kuormituksessa maksettava tehtävänvaihtokustannus. Huomion jakaminen monen asian välillä on myös aina pois flow-tilasta, joka syntyy yhteen asiaan keskittymisestä.
2. Minimoi keskeytykset
Nykyään työ on täynnä keskeytyksiä, sillä ajatustyöläisen työnteko keskeytyy päivän aikana 70 kertaa. Keskeytystä edeltävään tuottavuuden tasoon takaisin pääseminen ottaa aikaa 1-24 minuuttia, ja onkin arvioitu, että kolmasosa työn tuottavuudesta hupenee keskeytyksiin. Kaikkia keskeytyksiä ei voi poistaa, mutta kannattaa ehdottomasti pyrkiä minimoimaan ne, mitkä voi, esimerkiksi poistamalla ilmoitukset, pitämällä viestintäkanavat ja sähköposti kiinni sekä pohtimalla työpaikalla yhdessä muiden kanssa, että millaisia keskeytyskäytäntöjä halutaan noudattaa.
3. Rakenna luottamusta
Psykologinen turvallisuus on yksi merkittävimpiä asioita tiimien ja yhteisöjen yhteistoiminnan kannalta. Sama pätee myös flow-tilaan yhteisössä ryhmäflow’n osalta. Mikäli ihmiset uskaltavat ilmaista itseään ja keskeneräisiäkin ideoita, sekä ottaa riskejä, on heillä hyvät edellytykset päästä flow-tilaan. Niinpä kaikki tavat rakentaa työyhteisön keskinäistä luottamusta rakentavat myös hyvää maaperää flow-tilalle.
4. Vaali syvää työtä
Syvästä työstä kirjoittanut Cal Newport määrittelee sen olevan häiriötöntä ja keskittynyttä työntekoa, jossa kognitiivisia kykyjä hyödynnetään maksimaalisesti. Syvä työ onkin yksi työelämän aliarvostetuimpia asioita, kun huomioi sen merkityksen aikaansaamiselle ja työnteon tuloksille. Suurin osa tietotyön tekijöistä ymmärtää kyllä keskittyneen työn arvon, mutta moni ihminen tai organisaatio ei toimi tämän ymmärryksen mukaan. Leijonanosa työajasta menee pinnalliseen työhön, joka on helpompaa ja nopeammin palkitsevaa. Siihen on myös kiireen ilmapiirissä helppo ajautua. Syvälle työlle täytyy varata aikaa omasta kalenterista, koska spontaaneja mahdollisuuksia sille syntyy harvoin. Omaa työtään on helpompi suunnitella ja aikatauluttaa, kun keskittyneelle ja rauhalliselle työskentelylle varattu ajankohta on etukäteen tiedossa.
5. Lopeta K-sanan käyttö
Kiire on eräänlainen nykyajan uskonto. Se on yliluonnollinen asia, joka vain on ympärillämme kuin elämäämme hallitseva luonnonvoima. Sanomme ”on kiire” samalla tapaa kuin sanomme ”on myrsky”. Organisaatioiden käytävillä liikkuu kiiresaarnaajia, jotka käännyttävät kiireuskovaisiksi niitäkin, joilla ei kiirettä alunperin ollut. Laadukas työ vaatii laadukasta ajattelua, jota kiire ei mahdollista. Niinpä laadukas työ ei ole prioriteetti organisaatioissa, joissa on kiireen kulttuuri.
Kiireellisyyteen liittyvistä yhteisistä pelisäännöistä on hyvä keskustella työtiimin kesken: Missä kanavissa mikäkin viestintä hoidetaan. Milloin saa hätyytellä toisia. Mistä tavoittaa, kun on oikeasti hoppu. Lisäksi on hyvä sopia, miten tehtäviä delegoidaan ja jaetaan. ASAP-merkintöjen sijaan tulisi asettaa aitoja ajallisia takarajoja, pykälää ”kiireellinen” kun ei löydy kellosta tai kalenterista.
Lisäksi kannattaa yksinkertaisesti lopettaa K-sanan käyttö. Tämä ohje saattaa kuulostaa vitsiltä, mutta pienen katumuksen pistoksen kokeminen k-sanan käytön yhteydessä on itseasiassa askel oikeaan suuntaan. Sinulla voi olla paljon tekemistä, mutta ei K-sanaa. Sinulla voi olla vähän aikaa, mikä tarkoittaa olennaiseen keskittymistä, mutta ei K-sanaa. Älä ole yksi sanan viljelijöistä, sillä K on laadukkaan työn ja flow’n vihollinen.
Lähteet:
Luovuus ja flow:
Chi, Richard & Snyder, Allan 2012. “Brain stimulation enables the solution of an inherently difficult problem”. Neuroscience Letters 515(2), 121-124.
Amabile, Teresa & Kramer Steven 2011. The Progress Principle: Using Small Wins to Ignite Joy, Engagement, and Creativity at Work. Harvard Business Review Press.
Tuottavuus ja flow:
Cranston, Susan & Keller Scott. ”Increasing the ‘meaning quotient’ of work”. McKinsey Quarterly Jan 2013.
Oppiminen ja flow:
McKinley, Andy ym. 2013. Acceleration of procedural learning with transcranial direct current stimulation (tDCS). Air Force Research Laboratory.
Multitasking:
Rubinstein, Joshua ym. 2001. “Executive Control of Cognitive Processes in Task Switching”. Journal of Experimental Psychology: Human Perception and Performance 27(4), 763-797.
Keskeytykset:
Jaakkola, Kaisa 2018. Palaudu & Vahvistu. Tammi.
Psykologinen turvallisuus:
Rozovsky, Julia 2015. “The five keys to a successful Google team”. Rework.google.com.
Syvästä työstä:
Newport, Carl 2016. Deep Work. Rules for Focused Success in a Distracted World. Grand Central Publishing.
Autan tietotyöläisiä, yrittäjiä ja yrityksiä pääsemään flow'hun.
