Tietotyön yksi totuus on, että töitä on aina enemmän, kuin niitä ehtii tekemään. Tämä ei itsessään ole ongelmallista, jos oman työn johtamisen taidot ovat kunnossa. Sopiva työtahti pitää yllä kestävää ja pitkäkestoista työkykyä, jota itse arvostan korkealle myös kokonaisvaltaisen hyvinvoinnin vuoksi.
Välillä tulee kuitenkin aikoja, jolloin niitä tärkeitä ja kiireellisiä (tai siltä tuntuvia) työtehtäviä kasaantuu enemmän kuin kestävästi ehtii tekemään. Minulle kävi näin viimeksi muutama viikko sitten.
Mistä tunnistaa, että työkuormaa on liikaa?
Olen opetellut vuosien varrella tunnistamaan itsessäni varhaisia merkkejä, jotka kertovat liiallisesta kuormituksesta. Tämä juontaa juurensa taipumuksesta löytää itseni turhan usein sieltä ylipaisuneen työkuorman keskeltä ärtyneenä ja lyhytpinnaisena. Samalla olen oppinut tunnistamaan, miltä kehossa ja mielessä tuntuu, kun töitä on sopivasti. Tiedän siis, millaiseen tilaan haluan päästä takaisin.
Kun työkuorma alkaa kasvaa, huomaan aluksi nauttivani siitä.
Kun työkuorma alkaa kasvaa, huomaan aluksi nauttivani siitä. Saan kokemuksen huippuun hiotusta työtehosta: tehtävät edistyvät huippuvauhtia, työpäiväni jokainen hetki tulee käytettyä tuotteliaasti ja katselen ihaillen työpäivän päätteeksi pitkää tada-listaani (=mitä kaikkea sain tehtyä). Sitten vaan lenkkikamat niskaan ja lenkille, tai imuri käteen ja siivoamaan – sitä vauhtia kun riittää vapaa-ajallekin.
Tässä on ensimmäinen merkki: alan käymään kierroksilla. Turboahdettu työpäivä jättää minut ylivirittyneeseen tilaan ja tämä kevyt mania jatkuu työpäivän jälkeen. Mainitsin kierroksilla olemisesta esihenkilölleni heti sen havaittuani ja liitin mukaan saatesanat “ei huolta, tilanne on hallussa, helpottaa jo ensi viikolla.”
Ei helpottanut, ainoastaan priorisointi muuttui helpommaksi, joskaan ei laadukkaammaksi. Nyt vain ne kaikkein tärkeimmät ja pakolliset asiat pääsevät ylipursuavaan päiväsuunnitelmaani. Alan epäillä, että jotain tärkeää, mutta ei vielä kiireellistä jää huomaamatta. Hallinnantunteeni heikkenee. Sanon muutamalle kollegalle, että aika haipakkaa on: “mutta ei hätää, mä nukun vielä oikein hyvin ja ensi viikolla helpottaa.”
Seuraavalla viikolla rinnalleni istahtaa pieni elefantti: saan fyysisiä ahdistuksen oireita. Nukun huonosti, mikä jo itsessään pahentaa kuormituksen tunnetta.
Seuraavalla viikolla rinnalleni istahtaa pieni elefantti: saan fyysisiä ahdistuksen oireita. Nukun huonosti, mikä jo itsessään pahentaa kuormituksen tunnetta. Jos alkuvaiheessa minua harmitti, etten kiireideni takia ehdi auttaa kollegoitani, nyt olen lähinnä ärsyyntynyt, että minua vaivataan “turhanpäiväisillä” asioilla. Mieleni kuiskuttelee, että kollegani ovat työtä vältteleviä laiskimuksia. Tämä ei tietenkään pidä paikkaansa, mutta on minulle erittäin selkeä vihje, että työkuormaa on liikaa.
Loppuviikosta totean, että olen aika rasittava tyyppi: kaikki ärsyttää, pinnani on lyhyt ja parhaasta yrityksestäni huolimatta töksäyttelen pari kertaa työkavereilleni ihan turhasta. On aika vetää henkeä ja korjata tilanne.
Miten tilanne korjataan?
Suunnittelen työni itse ja pystyn pääosin määrittelemään, miten työpäiväni ja -viikkoni rakennan. Esihenkilöni ei tiedä, mitä töitä teen, miten aikaani käytän tai työtäni priorisoin, joten hänen on melko haastava ratkaista ongelmaa puolestani. Voin onneksi aina halutessani sparrata sekä hänen että muiden kollegoideni kanssa tästäkin aiheesta. Nopein apu löytyy kuitenkin usein omista toimintatavoistani, erityisesti kun muodostuneen kiireen syyt eivät ole kummunneet organisaatiomme yhteisistä työ- tai vuorovaikutustavoista.
Tässä muutama vinkki keinoista, joita itse käytän akuuteimman kiireen purkamiseen ja myös ennaltaehkäisyyn:
- Pysähdyn ja käytän hetken kokonaisuuden hahmottamiseen. Mitä kaikkea työtä minulla onkaan ja milloin tehtävät pitää olla tehtynä. Teen näistä työsuunnitelman.
- Normaalia kovempaa, mutta laadukasta priorisointia.
- Pyydän apua ja delegoin.
- Aiheesta juttelu kollegan tai kaverin kanssa voi jeesiä yllättävän paljon, koska saa ulkopuolisen näkemystä tilanteeseen.
- Viikko- ja erityisesti päiväsuunnitelman hyödyntäminen: Hyvään päiväsuunnitelmaan mahtuu 3-5 asiaa, ja kun ne on tehty, minulla on lupa olla tyytyväinen työni tuloksiin.
- Väljyyttä kalenteriin, jotta aikaa on myös ennakoimattomille töille – niitä tulee aina.
- Tauot työpäivän aikana. Taukojen aikana nousen pois koneelta, enkä näprää kännykkää. Itse käytän apuna mm. Pomodoro-menetelmää.
- Intensiivisten työpäivien jälkeen suunnittelen kalenteriin kevyempiä työpäiviä.
- Yritän pitää kiinni tärkeille, mutta ei kiireellisille tehtäville varaamistani työskentelyajoista.
- Jos mahdollista, pidän vapaata, puolikaskin päivä voi tehdä ihmeitä!
Pidän siitä, että työni on vaihtelevaa myös intensiteetiltään Nautin siitä, että välillä on tiukempia työjaksoja. Jatkuva kiire ja ylikuorman kanssa työskentely ei kuitenkaan ole hyväksi. Haluan olla työelämässä mukana vielä pitkään ja samalla voida hyvin niin töissä kuin vapaallakin. Toivottavasti seuraavalla kerralla teen korjausliikkeen taas vähän aikaisemmin.
Muita hyviä kirjoituksia samasta aiheesta:
Onko kiire työelämän uskonto?
Ole parempi kollega: älä kysy kiirettä!
