Kuinka luodaan resilientti organisaatio? Niin, että perustamme yhteistoimintamme hierarkkisten rakenteiden sijasta toiminnallisten rakenteiden varaan, kirjoittaa organisaatiokehittäjämme Eero Lahtinen.
Kompleksisessa, jatkuvasti muuttuvassa toimintaympäristössä kukoistaa organisaatio, joka elää uusiutumisesta ja hyödyntää sen voimaa. Mutta kuten Sami Paju viime viikon kirjoituksessaan totesi, valitettavasti organisaatioita ei useimmiten ole suunniteltu muuttumaan toimintaympäristönsä mukana.
Toimintaa saattavat ohjata esimerkiksi hierarkiasta jalkautetut suoriteperustaiset yksilötavoitteet, joiden järjettömyyttä työn laadun ja yhteistyön kannalta työntekijät todistavat joka päivä. Tehdäkseen työnsä hyvin asiakkaan näkökulmasta he saattavat joutua taistelemaan sitä vastaan, miten työ on järjestetty ja johdettu. Ja koska hierarkkiset rakenteet liittyvät kiinteästi johonkin suurempaan kokonaisuuteen, niitä voi olla mahdotonta muuttaa, ellei johto laita koko himmeliä kerralla uusiksi.
Hierarkkinen työn järjestäminen tuottaa rajallista omistajuutta ja vastuunkantoa. Se tuottaa väistämättä toiminnan pullonkauloja, joiden takia yksinkertaisetkaan asiat eivät etene ilman esimiestä. Lisäksi hierakia tuottaa turhauttavaa ja turhaksi koettua komentoketjuraportointia kontrollin (tunnun) vuoksi. Organisaatio voi olla tasan niin ketterä ja itseohjautuva kuin sen rakenteet antavat myöten.
Mitä moninaisempaa ja vaihtelevampaa työ on, sitä joustavammat rakenteet se tarvitsee tuekseen. Se, mikä oli vuosi sitten toimintaa edistävä käytäntö, saattaa tänään aiheuttaa kitkaa tai pahimmillaan ohjata toimintaa väärään suuntaan. Itseohjautuvuus edellyttää toiminnallisia rakenteita, joita voidaan tarvittaessa yhdessä muuttaa. Organisaation uusiutumiskyky on rakennettu niihin sisään.
Organisaatio voi olla tasan niin ketterä ja itseohjautuva kuin sen rakenteet antavat myöten.
Toiminnallisissa rakenteissa on kyse ennen kaikkea siitä, miten kommunikoimme, vuorovaikutamme, olemme yhteydessä toisiimme; miten kehitämme ja johdamme työtä yhdessä.
Siinä missä hierarkkiset rakenteet tulevat ylhäältä annettuina, toiminnallisiin rakenteisiin ei liity muodollisia valtasuhteita tai raportointivastuuta. Työntekijät organisoivat toimintaansa yhdessä sillä perusteella, mikä palvelee työssä onnistumista parhaiten.
Toiminnallinen rakenne voi olla esimerkiksi päätöksenteon periaatteet, jotka auttavat ihmisiä tekemään päätöksiä yhdessä sovituin reunaehdoin, ks. esim. Futuricen 3×2-periaate. Rajaavien, ylhäältä saneltujen sääntöjen sijaan kyseessä on periaate, jota voi soveltaa laajalti. Se kannustaa ottamaan yhdessä vastuuta ja korjaamaan toimintaa nopeasti.
Hierarkkisten ja toiminnallisten rakenteiden eroavaisuutta voi havainnollistaa arkisen ja keskinäisriippuvuutta korostavan esimerkin kautta: liikennevalot määräävät ajo-oikeuden risteyksessä. Liikenneympyrässä puolestaan valta on annettu kuljettajille toimia tilanteen mukaan liikennesääntöjä noudattaen. Eri rakenteet johtavat hyvin erilaiseen toimintaan. Koska liikenneympyrä jättää liikkumavaraa ihmisten omalle arviolle, se voittaa ”suorituskyvyssä” valoristeyksen valtaosassa tapauksista. Entä mitä käy, kun sähköt menevät poikki? Kummassa järjestelyssä onkaan todellisuudessa enemmän kontrollia?
Mikäli haluamme luoda elinvoimaisia organisaatioita, meidän tulee pohtia suhdettamme kontrolliin. Ymmärrämmekö sen muodollisena tottelevaisuutena, valvontana ja keskittymisenä siihen, mitä pitäisi tapahtua? Vai tarkoitammeko sillä kenties toiminnan läpinäkyvyyttä, yhteistä vastuuta ja määrätietoista tutkiskelua, mitä työssä todella tapahtuu – ja miksi? Pyrimmekö johtamaan härkäpäisesti lopputuloksesta käsin vai keskitymmekö kehittämään yhteistä tekemisen tapaa?
Organisaation perimmäinen energian lähde on ihmiset. Rakenteiden arvo ja tehtävä on kanavoida energia parhaalla mahdollisella tavalla kohti keskeisiä päämääriä ja auttaa yksilöitä ohjautumaan samaan suuntaan. Aivan kuten arkkitehtuurissa: muodon tulisi seurata funktiota (asiakasarvoa).
Resilientti – jatkuvasti uusiutuva ja itseään ruohonjuuritasolla korjaava – organisaatio rakentuu ensisijaisesti toiminnallisten rakenteiden varaan.
Eero Lahtinen on organisaatiokehittäjä ja konsultti, jonka ehtymättömänä mielenkiinnon kohteena on auttaa organisaatioita ymmärtämään itseään elävänä systeeminä ja hyödyntämään siitä kumpuavaa toimintapotentiaalia.
