Ketterän ohjelmistokehityksen julistus julkaistiin vuonna 2001. Se koostuu neljästä arvosta sekä 12 periaatteesta. Yksi näistä periaatteista on “Ketterät menetelmät kannustavat kestävään toimintatapaan. Hankkeen omistajien, kehittäjien ja ohjelmiston käyttäjien tulisi pystyä ylläpitämään työtahtinsa hamaan tulevaisuuteen.” Ei siis pelkästään yksittäisen projektin, sprintin, työviikon tai asiakastoimeksiannon aikana, vaan niin kauan kuin olemme osana työelämää. Mutta kuinka usein ajattelemme, että projektin loppurutistus, pitkät päivät tai erityisen kiireiset vuodenajat ovat vain normaali osa työtä? Asiat nyt vain ovat niin ja sillä sipuli.
Mitä jos ajattelisimme, että kiire ja stressi – oli se sitten ajoittaista tai jatkuvaa – on merkki siitä, että jokin on vialla tavassa, jolla suunnittelemme ja teemme työtä?
Mitä jos ajattelisimme, että kiire ja stressi – oli se sitten ajoittaista tai jatkuvaa – on merkki siitä, että jokin on vialla tavassa, jolla suunnittelemme ja teemme työtä? Koska niin kauan kuin lähestymme kiirettä “työn ominaisuutena” sen sijasta, että kohtelisimme siihen johtavia syitä bugeina, virheinä tai korjattavina ongelmina, ei ole mitään syytä tehdä asialle mitään.
Greg McKeown kertoo kirjassaan Effortless miten kaksi eri retkikuntaa pyrkivät pääsemään ensimmäisenä ihmiskunnan historiassa Etelänavalle: Toista johti kapteeni Robert Falcon Scott Isosta Britanniasta ja toista Roald Amundsen Norjasta. Scottin lähestymistapa oli hyödyntää hyvää säätä, ajaen joukkonsa uuvuksiin kun eteneminen oli helppoa. Huonon sään sattuessa kohdalle he liikkuivat tuskin ollenkaan. Amundsen puolestaan oli ehdoton sen suhteen, että he etenevät joka päivä 15 mailia kohti määränpäätä. Ei enempää eikä vähempää. Jotkut päivät olivat vaikeampia kuin toiset, mutta vaikka sää oli hyvä, he pysähtyivät saavutettuaan päivittäisen tavoitteensa. Silloinkin, kun olisi ollut helppo mennä pidemmälle. Silloinkin, kun matkaa Etelänavalle oli enää muutama maili jäljellä.
Tasaisen etenemisvauhdin ja riittävän levon ansiosta Amundsenin retkikunta palasi turvallisesti kotiin “ilman erityisiä ponnisteluja”, kun taas Scottin johtama uupunut ja lannistunut retkikunta paleltui kuoliaaksi paluumatkalla.
Kun olympiaurheilijoiden harjoitteluohjelmia tutkittiin, kävi ilmi, että kaikista harjoitteluun käytetyistä tunneista 88,7 % voitiin luokitella fyysisesti kevyeksi ja ainoastaan 4,8 % kaikesta harjoittelusta tapahtui korkealla intensiteetillä. Yhden päivän suorituksesta on pystyttävä palautumaan seuraavaan päivään mennessä. Hidas mutta tasainen eteneminen varmistaa, että meno on sujuvaa, ja kuten Amundsen ja hänen retkikuntansa ovat osoittaneet, pitkällä aikavälillä sujuva on myös nopeaa.
Sama periaate pätee myös lean-ajattelussa, jossa on tyypillistä aloittaa kysynnän vaihtelusta ja sen tasapainottamisesta. Tämä luo edellytykset sujuville ja tehokkaille prosesseille, joissa hukataan mahdollisimman vähän aikaa, energiaa ja resursseja.
Mitä sinun tulisi muuttaa omassa työssäsi, sen suunnittelussa ja päivittäisessä tekemisessä, jotta eteneminen olisi tasaista ja sujuvaa?
McKeown ehdottaa, että meidän ei pitäisi määrittää pelkästään alarajaa päivittäiselle työlle (esim. päivän tehtävälista), vaan myös yläraja (päivän tehtävälistassa pysyminen ja sen tekeminen tarpeeksi väljäksi, jotta on mahdollista myös onnistua tekemään kaikki, mitä on suunnitellutkin). Kun tämä yläraja on saavutettu, tulisi noudattaa Amundsenin ohjetta ja lisärutistuksen sijasta tehdä jotain palauttavaa. Tasaisesti päivä toisensa jälkeen.
Jatkuvasta suorittamisesta tulee helposti loputon kierre, jossa koemme entistä enemmän kiirettä vähemmän tärkeiden asioiden vuoksi.
Tässä lähestymistavassa on sekin hyvä puoli, että se pakottaa myös tällaisen kroonisen suorittajan pysähtymään ja miettimään tarkemmin omaa ajankäyttöä. Yksi tietotyön ominaispiirre on, että työtä on aina enemmän kuin on mahdollista saada tehdyksi. Se ei koskaan lopu. Aina voi hioa, hinkata, viimeistellä, parannella, lukea, tutkia, oppia ja työstää eteenpäin lukemattomia erilaisia ideoita ja ajatuksia. Jatkuvasta suorittamisesta tulee helposti loputon kierre, jossa koemme entistä enemmän kiirettä vähemmän tärkeiden asioiden vuoksi.
Se, että saa aikaan enemmän ja nopeammin ei vähennä tekemistä vaativien asioiden määrää. Uudet vaatimukset, tehtävät, projektit ja ideat täyttävät tämän tyhjiön. Lopulta tehokkuuden tavoittelusta tulee ansa, joka jättää sinut uupuneeksi ja masentuneeksi. Olisit aina voinut tehdä vähän enemmän. Ensimmäinen askel ansasta pakenemisessa on tunnistaa sen olemassaolo.
Edellytysten luominen kestävälle työtahdille on mielestäni sekä yksilön että työympäristön asia. Tätä voi lähestyä oman työn suunnittelulla sekä pysähtymällä niihin ajatuksiin ja olettamuksiin, joita ylipäänsä työhön liittyy. Koetko esimerkiksi riittämättömyyttä, jos saat joskus päivän suunnitellut työt tehtyä ja työaikaa olisi vielä tunti-pari jäljellä? Jatkatko rutistamista vaikka pidemmän aikavälin suorituskyvyn ja aikaansaamisen kannalta voisi olla fiksumpaa käyttää tämä aika palautumiseen?
Onko teillä työpaikalla käytänteitä, rutiineja, toimintamalleja, työkaluja tai muita keinoja sen varmistamiseksi, että yhden työpäivän panostuksesta on mahdollista palautua seuraavaan päivään mennessä?
Olisin erittäin kiinnostunut kuulemaan sekä henkilö- että organisaatiotasolla esimerkkejä hyvistä keinoista, joilla tuetaan kestävää työtahtia tieto- ja asiantuntijatyössä. Aihe on mielestäni todella tärkeä niin työn kuin ylipäänsä merkityksellisen elämän kannalta. Mikäli tämä herättää ajatuksia, niin minut tavoittaa Twitteristä, LinkedInistä sekä sähköpostilla.
