Kokousten systemaattinen kehittäminen on yhteisöllisten metataitojen näkökulmasta yksi osa kokonaisuutta, joka parantaa työpaikalla kaikkien työnteon laatua. Blogisarjamme neljännessä osassa Tapani Riekki antaa kokeiltavia ideoita tehottomien kokousten parantamiseen.
Kokoukset ovat usealla työpaikalla nurinan aihe – niitä on liikaa, aikataulut eivät pidä ja ne ovat tehottomia ”aikasyöppöjä”. Vuosien valmennuskokemukseni perusteella ongelmat johtuvat pääasiallisesti muutamasta yleisestä epäselvästä ohjeistuksesta tai toimimattomasta tavasta. Seuraavassa on neljä yleistä esimerkkiä kokouksiin liittyvistä ongelmista sekä kokeiltavia ideoita niiden ratkaisemiseksi.
1. Ovatko kokoukset ylipäänsä ongelma?
Kokeilu: Kysy viikon – parin ajan joka kokouksen jälkeen arvio osallistujilta kokouksesta asteikolla 4-10. Kysy tarkennusta sekä huonon arvion yhteydessä, minkä olisi pitänyt olla toisin, jotta arvio olisi ollut parempi.
2. Kokouksia ei ole valmisteltu ja aika menee sekoiluun ja fokuksen löytämiseen.
Kokeiluja:
”Usein kokouksissa ongelmana on kommunikaation laatu: kuka puhuu, kuinka paljon, ketä kuunnellaan ja miten asiat esitetään.”
- Jos kokouksesta ei tule agendaa, kokoukseen ei ole pakko osallistua. Tämä kannustaa ihmisiä valmistelemaan kokouksen.
- Määritä agendaan päätettävät, tiedotettavat ja ideoitavat asiat erikseen. Tämä helpottaa fokuksen löytämistä ja kokoukseen osallistumisen priorisoimista.
- Mieluummin n. 3 asiaa per kokous kuin pitkiä maratonkokouksia. Helpottaa valmistelua, fokusta ja kutsuttavien rajaamista. Riskinä kokousten määrän paisuminen.
- Kokouksissa ei saa tehdä muita töitä (paitsi erikseen sovittavissa erityistapauksissa), läppärit kiinni. Jos kokous ei kiinnosta niin paljoa, että tekee muita (tärkeämpiä?) töitä, voi poistua.
- Jos jokin asia osoittautuu laajaksi, päätetään hyvissä ajoin, käsitelläänkö asia nyt vai toiste, ja mitä tehdään muille agendalla oleville asioille.
3. Kokouksia on liikaa ja ne alkavat ja loppuvat miten sattuu.
Kokeiluja:
- Kutsu kokoukseen vain tarvittavat henkilöt. Määritä kutsussa lyhyesti, mitä osallistujilta odotetaan kokouksessa. Hoida tiedotus lähtökohtaisesti muuten kuin kokouksissa.
- Rytmitä sisällöt osallistujien mukaan: kaikkien ei tarvitse olla paikalla koko kokousta.
- Suosi lyhyitä yksilö-/pienryhmäkonsultaatioita kokousten sijaan.
- Lyhennä kokouksia 15 min. Tämä luo aikapaineen tehokkuudelle, joka toteutuu, jos puheenjohtaja osaa hommansa ja antaa siirtymäaikaa, jos kokouksia on paljon peräkkäin.
- Aloitetaan kokous, vaikka jo(t)ku(t) ovat myöhässä.
- Kun asiat on käsitelty, kokouksen saa lopettaa etuajassa.
4. Päätökset eivät siirry toiminnaksi.
Kokeilu: Määritä vastuuhenkilö, deadline ja se, miten toteutumista seurataan. Jos tämäkään ei auta, niin mieti, onko päätös realistinen ja priorisoitu niin, että vastuun saaneella on resursseja toteuttaa se? On turhaa käyttää yhteistä aikaa ja energiaa asioihin, joita ei voida realistisesti toteuttaa.
Lopuksi nostan esille, että usein kokouksissa ongelmana on kommunikaation laatu: kuka puhuu, kuinka paljon, ketä kuunnellaan, harhaudutaanko aiheesta ja miten asiat esitetään. Toisin sanoen ongelmat liittyvät usein myös kommunikaatiotaitoihin ja valta-vastuu-suhteisiin. Tämä on hyvä tiedostaa, kun yritetään tunnistaa yhdessä tapoja, joilla pyritään parantamaan yhteistoimintaa. Lisäksi kokoustamista kehitettäessä on hyvä muistaa rutiininmuutoksen perussäännöt: tehdään mikromuutoksia eli muutetaan pieni asia kerrallaan, toistaen (hyväksyen ajoittaiset epäonnistumiset) ja yhdessä reflektoiden eli tehdään systemaattista seurantaa siitä, mikä toimii ja mikä ei. Nämä seikat lisäävät todennäköisyyttä sille, että muutos saadaan vietyä rutiiniksi.
