Nykyistä työelämäämme leimaa kiire, joka vie aikaa lajillemme ominaisimmalta asialta: ajattelulta. Heltin kyselyn mukaan 61 % ajatustyöläisistä kokee, ettei heillä ole riittävästi aikaa pohtia ja reflektoida työn lomassa. Tämä kuormittaa, mikä heikentää jaksamista ja työn mielekkyyttä.
Kiire on osa työelämäämme – moderni työ on hektistä ja täynnä informaatiota. Se muuttuu ongelmaksi, kun kuormitus kasvaa liikaa. Toisaalta kiire voi myös terävöittää fokusta ja auttaa keskittymään oleelliseen, mutta tämä edellyttää älykkäitä työmenetelmiä ja -työkaluja.
Tavoitteena tulisi olla, että kiire tukee aikaansaamista ja ohjaa tekemään oikeita asioita tehokkaasti. Tämä vaatii hallinnan tunnetta, metataitojen kehittämistä – kuten priorisointia ja suunnittelua – sekä aitoa motivaatiota, jotta innostus säilyy kiireen keskellä.
Ajattelunhallinta – arjen suunnitelmallisuutta ja älykkäitä työtapoja
Ajattelunhallinnassa on yksinkertaisuudessaan kyse siitä, että omat työn tekemisen tavat ja työympäristö järjestetään tavalla, joka ei tuota ylimääräistä kuormitusta ajattelullemme. Ihmisen mieli on hyvin häiriöherkkä, ja ajatuksemme tempautuvat helposti omille teille, kun yritämme keskittyä. Seuraavien työkalujen avulla voidaan hallita kiirettä ja tukea aikaansaamista. Nämä menetelmät on testattu ja tutkittu asiakkaiden työarjessa, ja niiden avulla on mahdollista raivata tilaa ajattelulle.
Ihmisen mieli on hyvin häiriöherkkä, ja ajatuksemme tempautuvat helposti omille teille, kun yritämme keskittyä.
Oma työympäristö
Työympäristön muuttaminen keskittymistä tukevaksi lähtee siitä, että vähennät hälyn ja häiriöiden määrää omassa ympäristössäsi. Omassa päivittäisessä toiminnassa kannattaa vaikuttaa siihen, että sulkee keskittymistä häiritsevät ilmoitukset ja jaksottaa sähköpostien lukemista työpäiväänsä. Nämä asiat antavat mielellesi kaistaa keskittyä, ilman että tapahtuisi jatkuvia orientaatioloikkia, jotka siirtävät huomiosi pois asiasta, jota yrität edistää. Hyvä tapa suojella oma keskittymistään on kiusauksien minimointi. Tee työympäristössäsi asioista, joita haluat tehdä, mahdollisimman helppoja. Taas ne asiat, joita haluat välttää, kannattaa tehdä mahdollisimman hankaliksi, jolloin niiden houkutus pienenee, koska niihin liittyvä vaivannäkö estää helpon siirtymän houkutuksen pariin. Esimerkkinä käy kollegani, joka huomasi käyvänsä liian usein Facebookissa työpäivän aikana. Hän vaihtoi salasanansa mahdollisimman pitkäksi, jota ei pystynyt muistamaan ilman apulappua, joka taas piti etsiä kaiken työpöydän sälän keskeltä. Kertoi että houkutus vierailla Facebookissa väheni radikaalisti.
Työympäristöömme vaikuttaa myös toiset ihmiset, kollegamme. Tämän vuoksi on tärkeää sopia yhteiset pelisäännöt keskeytyksille: missä tilanteissa ja millä tavalla on lupa tulla keskeyttämään toisen työskentely. Toimiva tapa on myös miettiä, miten pystyy viestittämään toisille, että haluaa keskittyä tehtäviinsä. Tähän löytyy erilaisia tapoja (esim. kuppikuulosuojaimien käyttö, erilaiset värikoodit). On hyvä myös tiedostaa, että erilaisia tiloja toimistolla voidaan käyttää erilaisiin tarkoituksiin. Tärkeää on kuitenkin se, että tilan pelisääntöjä myös noudetaan, eli ei esimerkiksi tulla hiljaiseen tilaan keskustelemaan.
Oma tekeminen
Älykkäissä työtavoissa oma työskentely tehdään tavalla, joka ei tuota ylimääräistä kuormitusta mielelle. Tietoinen ajattelu ja työmuistimme toimii tehokkaasti silloin kun se saa tehtäviä suorittaessa fokusoitua. Meillä on rajallinen määrä huomiokanavia ja tehoja aivoissamme. Näin ollen todella hyvä suositus on välttää multitaskingia, eli keskity siis yhteen asiaan kerrallaan. Pyri myös jaksottamaan työntekosi: eli pyri tekemään samantyyppisiä tehtäviä peräkkäin sekä pyri tekemään saman aihepiirin työtä mahdollisimman pitkään. Näin mielesi pystyy fokusoitumaan tekemiseen paremmin ilman, että tarvitsisi jatkuvasti säätää tehtävään kuulumattoman sälän kanssa.
Omassa tekemisessä kannattaa ottaa myös huomioon oma vireystila ja jaksaminen. Haastavat asiat kannattaa pyrkiä tekemään silloin kun oma jaksaminen on vahvimmillaan, rutiinihommia pystyy edistämään, vaikka ei olisikaan ihan parhaassa iskussa.
Omassa tekemisessä kannattaa ottaa myös huomioon oma vireystila ja jaksaminen. Haastavat asiat kannattaa pyrkiä tekemään silloin kun oma jaksaminen on vahvimmillaan, rutiinihommia pystyy edistämään, vaikka ei olisikaan ihan parhaassa iskussa. On yksilöllistä, milloin jokainen kokee olevansa tehokkaimmillaan, joten tämä periaate edellyttää itsetuntemusta ja uskallusta johtaa oma työtänsä.
Oman tehtäväkentän suunnittelu
Tiedostamaton ajattelumme puskee jatkuvalla syötöllä avoimia luuppeja tietoiseen mieleemme, jota käytämme, kun yritämme keskittyä asioihin. Myös muut työssämme olevat informaatiokanavat syytävät meille tehtäviä, jotka meidän pitäisi hoitaa. Jotta voisimme hallita noita avoimia luuppeja (kuten mieleen pulpahtavia hoidettavia asioita) meidän pitää pystyä tekemään sulkeuma. Ajattelua ja keskittymistä häiritsevät tekemättömät asiat pitää siis siirtää tehtävä- tai toimilistaan. Tämä varmistaa sen, että mielemme voi rauhoittua, koska toimilistaan siirretyt asiat eivät häiritse keskittymistä ja ajattelutyötä, koska ne tietoisesti tunnistettu. Niihin on siis saatu sulkeuma mielessä. Toimilista varmistaa myös sen, että tehtävät tulevat hoidettua ajallaan. Tämän vuoksi tehtävät kannattaa myös aikatauluttaa, eli määrittää koska kyseisen tehtävän pitää olla tehtynä.
Toimiva tapa on kerätä kaikki tehtävät ja ideat omaan keräysvälineeseen. Ne pysyvät siellä paremmin turvassa kuin muistissasi (eivätkä myöskään kuormita ajatteluamme vastaavalla tavalla). Koska toimilistan tulisi myös tukea aikaansaamista ja toimeen tarttumista, niin kannattaa toimilistassa pilkkoa isommat projektit pienempiin konkreettisiin toimiin, joista on helppo aloittaa työnteko. Toimilistan tarkoituksena on auttaa sinua suunnittelemaan päivittäistä työntekoasi.
Lisää suunnitelmallisuutta työn arkeen
Älykkäissä työtavoissa on kyse pitkälti arjen suunnitelmallisuuden lisäämisestä. Työskentely ympäristömme on yhä hektisempi ja pirstaleisempi. Työtehtävät ja järjestelmät ovat muuttuneet yhä monimutkaisemmiksi, tarvitsemme siis lisää suunnitelmallisuutta tukemaan aikaansaamista ja työssä jaksamista.
Kalenteri on äärimmäisen tärkeä oman työn johtamisen työkalu. Tärkeätä olisi, että pystyisit lisäämään kalenteriisi lisää aikaa työn suunnittelulle, eli hetkiä, jolloin voit rauhassa järjestää ja organisoida tehtäväkenttääsi ja tehdä arjen priorisointia. Suunnitteluun käytetty aikaa maksaa itsensä takaisin tehokkaampana työntekona, se tuo kaistaa arkeen poistamalla sähläystä. Tämä arjen huokoisuuden lisääntyminen mahdollistaa aikaa myös ajattelulle. Yksi tehokas keino lisätä aika ajattelulle arjessa on ihan suoraan vain varata kalenterista aikaa ajattelulle. Uskalla myös aidosti priorisoida asioita. Priorisointi on leikkaamisen taidetta, jotta jotain voi lisätä, jotain pitää uskaltaa myös ottaa pois.
Viikkosuunnittelua voi lämpimästi suositella kaikille ajatustyöntekijöille. Sen voi aloittaa esimerkiksi aluksi varaamalla ajankohdat viikon alusta ja viikon lopusta. Viikon alussa voit katsoa mitä kaikkea pitäisi saada tehtyä, ja milloin, sekä priorisoida tavoitteita tärkeysjärjestykseen. Viikon päättyessä kannattaa tarkastella, että mitä olet saanut aikaiseksi, mikä siirtyi eteenpäin ja mitä on luvassa ensi viikolla. Tämän tehtyäsi mielesi pääsee rauhoittumaan viikonlopun viettoon, ilman että työasiat jäisivät avoimina luuppeina pyörimään päähäsi.
Viikkosuunnittelu kannattaa kytkeä nopeaan päiväsuunnitteluun: jokaisen päivän alussa ja lopussa kannattaa käyttää lyhyt aika suunnitteluun: aamulla käydä lävitse, että mitä pitää tehdä ja priorisoida, työpäivän loputtua taas antaa palautetta, eli tarkistaa mitä on saanut aikaiseksi ja mikä taas siirtyi seuraavalle päivälle. Kun olet saanut päivä- ja viikkosuunnittelun kohdilleen, voi oman työn suunnitteluun kytkeä kuukausi- ja vuositason suunnittelua. Niissä keskitytään isompiin tavoitteisiin liittyen omaan kehittymiseen.
Muista armollisuus, inhimillisyys ja jaksaminen
Älykkäät työtavat tarkoittavat muun muassa priorisoinnin kehittämistä, selkeää viestintää ja yhteistyön järkevöittämistä – kiire on aina yhdessä luotua. On kuitenkin tärkeää muistaa, ettei tavoitteena ole maksimaalinen tehokkuus. Liiallinen tehostaminen johtaisi vain uupumiseen, joka on jo valmiiksi suuri haaste työelämässä. Tarvitsemme ennen kaikkea fiksua, kestävää aikaansaamista. Tähän kuuluu myös armollisuus itseä ja muita kohtaan, inhimillisyyden arvostaminen ja toistemme jaksamisen tukeminen. Työlle on jätettävä tilaa hengittää, jotta palautuminen ja ajattelu ovat mahdollisia.
Aikaansaaminen ei ole pelkästään yksilön vastuulla, vaan siihen vaikuttavat myös olosuhteet. Joskus tehokkuus on helppoa, toisinaan taas haastavaa. Silloin tärkeintä on sopeutua, säädellä omaa toimintaansa ja luottaa siihen, että paremmat hetket tulevat. Älykkäiden työtapojen tavoitteena ei ole hetkellinen tehokkuus, vaan pitkäjänteinen ja kestävä tapa saada asioita aikaan.
