Mitä on jatkuva parantaminen? Säännöllisiä työpajoja tai kehityspäiviä ja muita arjesta irroitettuja tapahtumia, vai jotain muuta? Lean-kirjallisuudessa käytetään termiä kaizen, joka tarkoittaa ”asioiden muuttamista paremmaksi.”* Kaizenin taustalla oleva ajattelu puolestaan perustuu ”ihmisiin ja heidän kyvykkyyksien kehittämiseen.”** Mutta missä tämä asioiden parantaminen ja ihmisten kyvykkyyksien kehittäminen tapahtuu? Työpajoissa ja koulutuksissa? Vai keskellä arjen tekemistä, osana normaalia työtä?
Gemba tarkoittaa sitä paikkaa, jossa työ tehdään ja gemba kaizen viittaa siihen, että asioiden muuttaminen paremmaksi tulisi tapahtua siellä, missä varsinainen työkin tehdään. Anssi Tuulenmäkeä lainaten, ”neuvotteluhuoneista käsin voidaan kehittää ainoastaan neuvotteluhuoneita.”
Tämä ajatusmalli jatkuvasta parantamisesta on helppo ymmärtää kun kuvitellaan tehdas- tai palveluympäristöä, jossa työ on vahvasti sidottu tiettyyn fyysiseen paikkaan, joka myös samalla asettaa rajoitteita ja edellytyksiä työn tekemiselle. Kehittäminen itsessään on usein suunnattu juurikin näihin ympäristössä oleviin rajoitteisiin ja edellytyksiin.
Mutta mikä on tietotyön gemba? Läppärin työpöytä ja koneelle asennetut ohjelmat? Pysyvä työpiste on entistä harvinaisempi ja vaikka sellainen olisikin, niin sen merkitys aikaansaamisen kannalta on vain pieni osa kokonaisuutta (puhumattakaan siitä, että moni on edellisten viikkojen aikana huomannut toimistolla olevan työpisteen jopa heikentävän keskittymistä ja aikaansaamista). Tietotyötä myöskään harvoin tehdään kuplassa, vaan sen tuloksellisuus syntyy vuorovaikutuksessa muiden ihmisten kanssa. Kuinka suuri rooli muilla ihmisillä on ja miten vuorovaikutusta tulisi parantaa? Lisäksi tietotyön ”tuotantokoneistosta” iso osa on korvien välissä, mikä väistämättä tarkoittaa jatkuvan parantamisen olevan vahvasti yhteydessä myös itsensä kehittämiseen. Miten siis varmistat jatkuvan oppimisen ja kehittymisen henkilökohtaisella tasolla?
Seminaarit, koulutukset ja päivittäisestä tekemisestä irroitetut työpajat voivat olla hyödyksi, mutta jatkuvaa parantamista ne eivät ole. Jotta tähän päästään, on rakennettava arjen keskellä toimivia rutiineja, rituaaleja ja systeemeitä, jotka luovat edellytykset oman toiminnan tarkastelulle, reflektoinnille, kokeilujen ja parannusten tekemiselle sekä oppimiselle.
Jatkuvan parantamisen tulisi olla kuin hampaiden pesu tai lakanoiden vaihto: säännöllistä ja rutiininomaista.
Yksilötasolla tällainen rutiini voi olla esimerkiksi päiväsuunnittelu. Aluksi ei ole edes niin väliä, miltä tämä näyttää ja miten sen tekee. Tärkeintä on rutiinin rakentaminen, eli ajan käyttäminen suunnitteluun ja reflektioon joka päivä, edes parin minuutin ajan. Alkuun pääsemisessä auttaa muistutukset ja se, että suunnittelun ja reflektion tekee aina samaan aikaan päivästä. Kokeile esimerkiksi kirjoittaa joka aamu:
- Mikä on alkavan päivän tärkein asia, joka tulisi saada tehdyksi tai jota tulisi edistää?
- Minkä yhden asian sait edellisenä päivänä aikaan?
- Mikä yksi asia olisi tehnyt edellisestä päivästä paremman?
Kun päiväsuunnittelu alkaa tapahtua automaattisesti ilman muistutuksia, voi alkaa hiljalleen miettimään miten sitä voisi parantaa. Eli kun on luotu jonkinlainen pysyvä rakenne kehittämiselle, on mahdollista alkaa kehittämään kehittämistä. Omissa päiväsuunnitelmissani on vuosi sitten pohdittu mikä on ollut positiivista, mikä negatiivista ja mitä olen saanut aikaan. Sittemmin formaatti on muuttunut yhden sivun päiväsuunnitelman muotoiseksi höystettynä sillä, että olen pyrkinyt joka aamu kirjaamaan kolme pientä onnistumista tai muuta positiivista asiaa elämässäni.
Viime aikoina olen kokeillut päiväsuunnitelman yksinkertaistamista kirjoittamalla vain listan kunakin päivänä tehtävistä asioista. Tämä on osoittanut sen, että jos prioriteetin jättää määrittämättä, niin asioihin tarttuminen on vaikeampaa ja fokus heikkenee. Kaikki kokeilut eivät automaattisesti johda parempaan lopputulokseen, mutta ne voivat silti olla opettavaisia.
Tiimitasolla tapahtuvaa jatkuvaa parantamista puoltaa se, että monessa tiimissä on jo säännöllinen rituaali, jota kutsutaan myös tiimipalaveriksi. Harvemmin kuitenkaan näkee, että tätä rituaalia osattaisiin hyödyntää kehittämistarkoitukseen. Sen sijaan yhteinen aika käytetään tiedotusasioihin ja operatiiviseen tekemiseen. 15 minuutin lohkaiseminen reflektiolle ja kehittämiselle ei myöskään johda mihinkään, koska aika ei yksinkertaisesti riitä edes siihen, että saataisiin ajatukset irroitettua arjen keskeltä ylemmälle tasolle, jolla on mahdollista tarkastella omaa ja tiimin toimintaa. Tuloksia saadaan kun tiimipalaverit omistetaan kehittämiselle.
Jatkuvan parantamisen tulisi olla kuin hampaiden pesu tai lakanoiden vaihto: säännöllistä ja rutiininomaista. Kuten James Clear kirjassaan Atomic Habits osoittaa, 1 % parannus (esim. tehokkuudessa) joka päivä vuoden ajan johtaa 1,01^365 = 37,78 kertaiseen lopputulokseen. Kun taas asioiden heikentyminen 1 % päivässä tarkoittaa, että vuoden päästä suorituskyky on 0,99^365 = 0,03 eli 3 % lähtötasosta.***
Rutiinien ja rituaalien näkökulmasta ei ole edes suurempaa väliä sillä, mitä parannetaan, kunhan jatkuvaa parantamista tapahtuu. Asioilla kun on väistämättä taipumus taantua ja heikentyä itsestään, mikäli niitä ei ylläpidetä ja kehitetä. Tämä puolestaan johtaa siihen, että työn kehittäminen itsessään on vähänkään pidemmällä aikavälillä tarkasteltuna jopa tärkeämpää kuin päivittäisen työn tekeminen. ****
Lähteet:
*Emiliani, Yoshino, & Go (2015). Kaizen Forever: Teachings of Chihiro Nakao.
**Wood, Herscher, & Emiliani (2015). Shingijutsu-Kaizen: The Art of Discovery and Learning.
***Clear, James (2018). Atomic Habits.
****Kim, Behr, & Spafford (2018). The Phoenix Project: A Novel about IT, DevOps, and Helping Your Business Win.
