Sami Paju kertoo, mistä kiire syntyy ja miten kiireen ja stressin tuntua voidaan vähentää.
Kiire ja reaktiivisuus ovat priorisoinnin vihollisia, mutta kiire on myös suhteellinen käsite. Se, mikä on yhdelle kiireellistä ei välttämättä ole lainkaan kiireellistä toiselle. Kun kaksi toisistaan riippuvaista ihmistä, joilla on erilainen käsitys asioiden kiireellisyydestä, tekevät yhteistyötä, syntyy helposti kitkaa ja turhautumista.
Tämän vuoksi yhteinen ja avoin keskustelu siitä, mikä on kiireellistä, mikä on tärkeää, ja mikä on kiireellistä ja tärkeää, tulisi käydä jokaisessa tiimissä ja työryhmässä. On aivan varmaa, että ihmisillä on erilaiset näkemykset näistä asioista. Jos emme ymmärrä toistemme näkökulmia ja niiden perusteita, aiheutamme vain haittaa työn sujuvuudelle ja aikaansaamiselle.
Varatkaa työyhteisössä aika keskustelulle, jossa jokainen käy vuorollaan läpi:
- Mitä tehtäviä ja projekteja minulla on, jotka ovat mielestäni kiireellisiä?
- Miksi nämä ovat mielestäni kiireellisiä? Mikä tekee niistä kiireellisiä? Mistä tulee se paine (vai olenko luonut sen itselleni), josta kiire aiheutuu?
- Tunnistavatko muut näiden asioiden kiireellisyyden samalla tavalla? Mitä eri näkökulmia ja perusteluja nousee esiin?
- Tulisiko suhtautumista joidenkin asioiden kiireellisyyteen muuttaa keskustelun perusteella?
Lisäksi on hyvä pysähtyä tarkastelemaan omaa toimintaa: luotko tarpeetonta kiirettä muille? Jos tiedät, että tarvitset työkaverilta raportin kahden viikon päästä, niin kerrotko siitä hänelle nyt, viestien selkeästi mikä on raportin deadline, vai odotatko viime tippaan ja lähetät pyynnön raportista 1-2 päivän varoitusajalla?
On hyvä pysähtyä tarkastelemaan omaa toimintaa: luotko tarpeetonta kiirettä muille?
Useimmissa organisaatioissa 1-2 päivää on enemmänkin sääntö kuin poikkeus. Yksi merkittävä syy tälle on se, että useimmilla meistä on huonot itsensä johtamisen ja työn suunnittelun tavat. Asioiden tekeminen ja niistä huolehtiminen ennakkoon edellyttävät, että meillä itsellämme on hyvä käsitys siitä, miltä seuraavat työviikot näyttävät, mitä tulee saada aikaan ja mitä asioita tulemme tarvitsemaan, jotta pystymme tekemään omat työmme sujuvasti.
Kuvittele kahta organisaatiota: toisessa on tavallista, että sähköpostitse ilmoitetaan päivän varoitusajalla, kun joltakulta toiselta tarvitaan työpanosta jonkin asian tekemiseen. Toisessa organisaatiossa on puolestaan opittu katsomaan vähintään pari viikkoa tulevaisuuteen ja tällaisten toimeksiantojen tekemiseen on lähes poikkeuksetta aina vähintään viikko aikaa, usein enemmän. Eikä lyhyemmällä varoitusajalla tulevia yllättäviä asioita jätetä sähköpostin varaan vaan ne hoidetaan kasvotusten, puhelimitse tai pikaviestimillä.
Mitä luulet, kuinka paljon paremmin jälkimmäisen organisaation työntekijät pystyvät suunnittelemaan ja johtamaan omaa työtänsä? Kuinka paljon vähemmän siellä on reaktiivista sekoilua, stressiä ja turhautuneisuutta? Kuinka paljon parempi työilmapiiri jälkimmäisessä organisaatiossa on?
Ennen digitalisaatiota, kun tieto kulki hitaammin ja saavutettavuus oli heikompaa, oli pakko katsoa pidemmälle tulevaisuuteen ja suunnitella asioita jälkimmäisen organisaation tapaan. Teknologiakehityksen myötä tämä pakote on hävinnyt ja sen seurauksena useat organisaatiot ovat tiedostamattaan päätyneet toimimaan tavalla, joka tosiasiassa heikentää tuottavuutta ja aidosti tärkeiden asioiden aikaansaamista.
Mainittakoon vielä, että reaktiivisuus, jatkuvassa kiireessä sekoileminen ja pää kolmantena jalkana juokseminen ei ole sitä paljon puhuttua “ketteryyttä”. Ketteryys ei tarkoita harkitusta toiminnasta luopumista vaan liittyy pitkälti nopeaan oppimiseen ja palautesyklien lyhentämiseen, jotta harkittuja päätöksiä voidaan tehdä useammin ja parempaan dataan perustuen.
* Teksti on ote tänä torstaina 14.11. ilmestyvästä Sami Pajun ja Tapani Riekin Järki töihin! Parempien työtapojen kehittämisopas -kirjasta. Lisätietoa täällä.
