Tervetuloa Nickin niksinurkkaan! Tämä blogikirjoitus on jatkoa viime viikon kirjoitukselle, jossa avattiin kokeilemalla kehittämisen menetelmää. Tällä viikolla niksinurkassa esittelyssä on kätevä lisäosa kahteen suosittuun nopean viestinnän sovellukseen: Slackiin ja Teamsiin. Lisäosan avulla tiimi voi parantaa esim. yhteisöllisyyttä, työkuorman jakamista ja yhteiskehittelyä. Lisäksi luvassa on pari vinkkiä miten Slackista tai Teamsista saa tehtyä yhteisöllisyyttä aidosti tukevan alustan.
Jotta tästä blogista saisi jotain irti, tulee tiimissä olla käytössä joko Slack tai Teams tai vastaava nopean viestinnän sovellus. Jos teillä viestintä tapahtuu pääosin sähköpostitse ja puhelimitse, kannattaa lukaista esim. tämä artikkeli Slackin hyödyistä ja ladata sovellus pikeimmiten tiimiläisten koneille ja puhelimiin.
Teams/Slack yhteisöllisyyden vahvistamiseen
Teams ja Slack ovat erinomaisia apuvälineitä projektien hallintaan, yleiseen tiedotukseen ja nopeiden asioiden sumplimiseen, mutta ne voivat olla paljon muutakin! Monella organisaatiolla on Teams käytössä, mutta sitä käytetään pääosin videopuheluihin, eikä juuri mihinkään muuhun. Moni asiakkaani on myös kertonut, että heidän Slackissa on kanavia projekteille ja yleinen tiedotuskanava, mutta ei juuri tiloja muulle keskustelulle.
Etä- ja hybridiaikana työkavereita ei juurikaan näe toimistolla. Etenkin nyt työyhteisöllä tulisi olla luonteva paikka käydä myös spontaania epävirallista keskustelua, jota työpaikan käytävillä tavallisesti käydään. Yhteisöllisyyden ja kulttuurin näkökulmasta juuri tämä työnteon lomassa käytävä epävirallinen keskustelu on tärkeässä roolissa. Kanavia kannattaa siis olla myös kaikenlaiselle sekoilulle ja hauskanpidolle!
Kanavia kannattaa siis olla myös kaikenlaiselle sekoilulle ja hauskanpidolle!
Esimerkin vuoksi näytän, miltä oma Slack-näkymäni näyttää (ilman asiakkuuskanavia). Lihavoidulla tekstillä on kanavat, joiden pääasiallinen funktio on tukea yhteisöllisyyttä ja meidän kulttuuria. Voin sanoa, että ilman näitä kanavia olisi viimeisen parin vuoden pakotettu etätyö tuntunut todella yksinäiseltä.
#ajattelunaamiainen
#annapalautetta
#atk-tuki
#kahvikaverit
#kiitokset
#kirjoitusklinikka
#läpändeerosta
#lounasseurahuone
#myynti
#photocorner
#podcast
#sekoilu
#statuspäivytykset
#tiedotus
#toimisto
#toimistokoirat
#työntekijät
#valmennus
#viestintä
#viestintätiimi
#yhdysyhdyssanat
#yhteisö
(Lempikanavani näistä on #yhdysyhdyssanat, jonne nokkelat sanaseppämme kirjoittavat keksimiään uusia yhdyssanoja, kuten “Tiedonjyväjemmari ei jaa oivalluksiaan ja näkemyksiään muille”).
Näin paljon kanavia ei välttämättä tarvitse olla omassa organisaatiossa, mutta pointti tulee selväksi: yhteisöllisyys ja kulttuuri muotoutuu siellä,missä työtä tehdään ja näitä voi pienillä toimenpiteillä vahvistaa merkittävästi.
Enemmän irti Teamsista ja Slackista
Teams ja Slack taipuvat myös muuhun kuin asioiden sumplimiseen ja hassutteluun. Molempiin sovelluksiin saa asennettua pitkän liudan erilaisia lisäosia ja integraatioita, jotka osaltaan voivat auttaa mm. työn koordinoinnissa, projektinhallinnassa, ajankäytön seurannassa ja tiedonhallinnassa. Tässä pari listaa joista voi hakea inspiraatiota Teamsin ja Slackin laajentamiseen.
Tässä kirjoituksessa otan tarkempaan tarkasteluun yhden lisäosan, joka on laajasti kustomoitavissa ja jota me käytämme aktiivisesti Filosofian Akatemialla: Geekbot
Kaikessa yksinkertaisuudessan Geekbot on botti, jonka voi ohjelmoida kysymään yhteisöltä tiettyjä kysymyksiä tiettynä ajankohtana. Vastaukset tulevat sen jälkeen ennalta määrätylle kanavalle, josta voi lukea kollegoiden vastauksia.
Geekbotia voi käyttää esim.
- kehittämisen tukena
- työkuorman jakamiseen
- stressin ja kuormittavuuden seuraamiseen
- dailyjen ja weeklyjen tueksi
- yleiseen retroiluun
- ihan vaan kuulumisten kysymiseen
Sopivat kysymykset, ajankohta ja tiheys riippuu tietenkin työn luonteesta ja siitä, mitä lisäosan käytöllä tavoitellaan. Filosofian Akatemian työntekijät saavat asioida Geekbotin kanssa kahdesti viikossa.
Maanantai-aamuna Geekbot kysyy:
- Millä fiiliksellä menet uuteen viikkoon?
- Miltä kalenterisi ja työkuormasi näyttää ja tuntuu tämän viikon osalta?
- Tarvitsetko apua, tukea, sparrausta työtehtäviisi? Pystytkö auttamaan muita?
Perjantaina ennen yhteisömme viikkopalaveria Geekbot kyselee seuraavia kysymyksiä:
- Onko viikon aikana tullut vastaan jotain, mistä haluaisit keskustella timin kanssa? Uusia oppeja? Haastavia tilanteita?
- Onko tullut mieleen kehitysideoita, joita voisi lähteä kokeilemaan?
- Millainen viikonloppu edessä?
Vastaukset tulevat yhteisön nähtäväksi dedikoidulle #statuspäivitykset-kanavalle. Maanantain kysely on useasti auttanut itseäni siinä, että tiedän kenen puoleen kääntyä asioissa, joita en itse osaa tai ehdi hoitaa – ja toisin päin. Perjantain kysely toimii meillä viikkopalaverin löyhänä agendana. Välillä on tiedotettavia asioita tai ennalta määrättyjä puheenaiheita, mutta useimmiten keskustellaan siitä, mitä perjantain kyselyssä on noussut esille.
Ensi viikolla julkaistaan niksinurkan kolmas osa, jolloin käsittelyssä on työn tuunamisen menetelmä. Sen avulla työnjakoa voidaan tehdä motivaatioperustaisesti ja tavalla, joka tukee ihmisen psykologisia perustarpeita: autonomian, kyvykkyyden ja yhteisöllisyyden kokemusta. Pysy kuulolla!
