Poikkeusajasta työn uuteen arkeen – 3 vinkkiä organisaatioille kulttuurin muotoiluun

Tällä hetkellä organisaatioissa mietitään exit-strategioita ja sitä, miten yhteinen työ järjestetään, kun poikkeusaika päättyy. Tietyt kysymykset toistuvat seuraavia siirtoja mietittäessä. Mitä pelisääntöjä luodaan etä- ja toimistotyölle? Mitkä toimintatavat pätevät kaikkiin ja mistä tiimit voivat päättää itse? Entä miten yhteisöllisyys toteutuu monipaikkaisessa työssä? Tässä blogissa valmentajat Niina Hinkkanen ja Miia Järvilehto antavat kolme vinkkiä näiden kysymysten parissa painiville organisaatioille.

Kulunut vuosi teki näkyväksi yhteistyön, luottamuksen ja yhteisöllisyyden merkityksen, eikä niiden painoarvo suinkaan pienene työn uuteen arkeen siirryttäessä. Laajamittainen, pakotettu etätyö haastoi yhdessä tehtävän työn tavat. 

Osa organisaatioista on kipuillut selvästi enemmän kuin toiset. Kaikkialla ei olla onnistuttu luomaan arkeen yhteisiä kohtaamisen paikkoja ja tiimien kehitysprojektit ovat edelleen jäissä. Toisaalta on organisaatioita, joissa digiloikka tehtiin nopeasti, uusia työn tekemisen tapoja on kokeiltu, kehitetty ja opittu huimaa vauhtia, eikä työnteon paikka ei enää määritä työn laatua.

Miten työ kannattaa jatkossa järjestää?

Nyt ollaan jälleen sen kysymyksen äärellä, miten työ jatkossa järjestetään. Harva harkitsee paluuta vanhaan, mutta yhtä harvassa taitaa olle nekin yritykset, jotka olisivat kokonaan luopumassa toimistoista. Mutta miten järjestää työ niin, että pystymme aidosti hyödyntämään koronan aiheuttaman massiivisen etätyökokeilun opit? Ja samalla saamaan ilon irti siitä, että meillä on lupa ja mahdollisuus tavata myös kasvokkain? Siis että sinne kahvikoneillekin kohta taas ihan oikeasti pääsee!

Vaihtoehtoja on enemmän kuin etätyössä, mutta ilman yhteisiä pelisääntöjä riskinä on ei-kenellekään-sopiva light-versio nykyisestä tilanteesta. Siksi nämä kolme asiaa jokaisen organisaation kannattaa ottaa huomioon pohtiessaan uutta työn arkea:

1. Kysy ihmisiltä heidän kokemuksiaan, toiveitaan ja tarpeitaan ja muotoile työ sen mukaan

Ihmiset ovat viimeisen vuoden aikana oppineet valtavasti itsestään, voimavaroistaan sekä siitä, miten he tekevät työtään parhaiten. He ovat oppineet paljon myös siitä, miten organisaationne toimii muutostilanteessa. Eri ihmisillä on erilaisia kokemuksia kuluneesta vuodesta sekä pelkoja ja toiveita tulevasta. Tätä tietoa ja osaamista kannattaa kuulla ja hyödyntää, kun mietitte yhteisiä pelisääntöjä ja tekemisen tapoja. Yksi vaikuttavimpia tapoja mahdollistaa motivaatiota on juuri autonomian kokemuksen vahvistaminen. Nyt on loistava hetki tarjota työntekijöille mahdollisuus vaikuttaa oman työn tekemisen tapoihin!

Ei nimittäin ole sitoutumisen kannalta merkityksetöntä sanellaanko säännöt ylhäältä päin, vai onko niihin ollut aidosti mahdollisuus vaikuttaa. Siksi kysyminen näön vuoksi on usein se huonoin vaihtoehto. Avoin viestintä vaikutusmahdollisuuksista ja niiden reunaehdoista ehkäisee kokemusta näennäisosallistamisesta. 

Mikä on kulloinkin yhteisen työn ja sen tavoitteiden näkökulmasta järkevää, tarpeellista ja tehokasta? Milloin työ tai yhteisöllisyyden ylläpito edellyttää sitä, että olemme kaikki läsnä ja milloin taas on tehokkaampaa tehdä töitä etänä?

2. Näkökulmalla on väliä: tavoittele kontrollin sijaan mieluummin yhteisöohjautuvuuden vahvistumista

Ennen päätettiin etätyöpäivien maksimimäärästä, mutta nyt näkökulma on monessa paikassa vaihtumassa läsnäolopäivien linjaamiseen. Riski on kuitenkin sama: keskiarvoihin perustuva byrokratia, joka ei palvele oikeastaan ketään.

Mitä tehdään siinä tilanteessa, jos Pertti haluaa etäillä jatkossakin viitenä päivänä viikossa ja Martti taas työskentelisi mieluiten toimistolla työkavereiden kanssa (Pertti mukaan lukien)? Kaksi pakollista toimistopäivää ei ratkaise tilannetta, mikäli Pertti sattuu käymään toimistolla alkuviikosta ja Martti loppuviikosta. Eikä kumpikaan välttämättä olisi lopulta tyytyväinen lopputulokseen.

Näkökulma tulisikin kääntää reilusti uuteen uskoon ja miettiä asiaa työn sisällön ja tavoitteiden kautta: mikä on kulloinkin yhteisen työn ja sen tavoitteiden näkökulmasta järkevää, tarpeellista ja tehokasta? Milloin työ tai yhteisöllisyyden ylläpito edellyttää sitä, että olemme kaikki läsnä ja milloin taas on tehokkaampaa tehdä töitä etänä? Vastaus tähän kysymykseen voi vaihdella paljonkin tiimeittäin tai osastoittain, jolloin on syytä miettiä, kuinka paljon päätäntävaltaa voidaankin antaa niille itselleen.

3. Älä hylkää kaikkea oppimaanne: hyödynnä erilaisia viestinnän ja vuorovaikutuksen välineitä ja tapoja hybridityöskentelyn tukena

Pakotettu etätyörupeama palaveriputkineen on saanut monet inhoamaan teamseja, zoomeja ja digihärpäkkeitä. Teamsin sulkeminen lopullisesti ei kuitenkaan ole se fiksuin vaihtoehto. Sen sijaan nyt kannattaa miettiä, miten vuoden aikana kertynyt digiosaaminen mahdollistaa vuorovaikutusta ja yhteistyötä myös jatkossa.

Moni voinee samaistua siihen, että etäpalaveri tai slack-viestittely ei aina korvaa kasvokkain tapahtuvaa vuorovaikutusta. Samaan hengenvetoon on todettava, ettei teknologia myöskään tuhoa tai estä vaikuttavaa vuorovaikutusta, vaan voi parhaimillaan myös mahdollistaa tasa-arvoisempaa osallistumista. Kyse on vuorovaikutuksesta, ei teknologiasta. Ja nyt meillä on parempi kollektiivinen kyvykkyys kuin koskaan aiemmin hyödyntää myös erilaisia etä- ja hybridiyhteistyön muotoja.

Mikään määrä viestintäkanavia ja digityökaluja ei kuitenkaan paranna vuorovaikutusta, mikäli niiden käyttötavasta ja -tarkoituksesta ei yhdessä sovita. Missä ajassa teams-viesteihin oletetaan vastattavan, mihin palavereihin voi osallistua etänä ja missä kanavassa voi tuulettaa onnistumisia koko yhteisön kesken? Nämä kysymykset olivat ajankohtaisia ennen pandemiaa, sen aikana ja nyt myös sen jälkeen.

Onko aihe ajankohtainen sinun organisaatiossasi? Lue lisää, miten me Filosofian Akatemialla voimme auttaa organisaatiotasi uuden työn muotoilussa!

Kirjoittajat kirjoittivat tämän blogin monipaikkaisesti Oulusta ja Helsingistä käsin. Yhteistyötä väritti Zoomin kautta käydyt keskustelut, perjantai-iltapäivän väsymysnaurut, lasten keskeytykset ja asynkroninen yhteistyö jaetun dokumentin äärellä.


Lue myös

Kun kollega tölväisee, kenen vastuu on puuttua?

Maija Tiitinen

Tunnistatko organisaatiosi varjosysteemin? – sosiaaliset systeemit eivät muutu dokumentteja päivittämällä

Eero Lahtinen

Valmennus: Takaisin toimistolle? Työyhteisön uuden arjen muotoilu

Jatkossa työtä tehdään toimistolla ja kotona, mutta millaisilla pelisäännöillä ja kenen ehdoilla? Miten voimme hyödyntää etätyöajan oppeja?

Etäjohtamisen valmennus esihenkilöille

Valmennuksessa käsittelemme etätyöaikana huomiota vaativia johtamisen teemoja ja opimme muokkaamaan ja soveltamaan lähijohtamista uudessa tilanteessa.

Itseohjautuvuus - draivi - kokeilu

Filosofian Akatemia on valmennus-, konsultointi- ja tutkimusyritys, joka muotoilee parempia työyhteisöjä.