Työntehokkuuden osalta on olemassa oma internet ”heimo” tai ”kupla”,
jossa mietitään oman työn järkevää organisoimista ja tehokkuutta. Tämän
”kuplan” yksi liikkeelle sysääjiä on ollut David Allenin Getting things done
(GTD) kirja, jonka ensimmäinen versio on jo vuosikymmeniä vanha. Törmäsin joku aika sitten New Yorkerissa (https://www.newyorker.com/tech/annals-of-technology/the-rise-and-fall-of-getting-things-done) provosoivaan kirjoitukseen siitä, miten GTD ei toimi. Puhuttiin jopa romahduksesta. Onko näin?
Vahvasti yksinkertaistaen GTD:ssä opetetaan ulkoistamaan kaikki tehtävät,
pilkkomaan, delegoimaan tai tuhoamaan ne tehokkuusvaihde silmässä.
Tämän ajattelun toimivuutta on alettu nyttemmin kyseenalaistamaan.
Kyseenalaistukset palaavat etenkin siihen, että härskisti vedettynä GTD voi
olla yksilön näkökulmasta tehokasta, mutta tiimitoiminnan näkökulmasta
tehotonta (nopeasti tehty, huonosti pohdittu, helposti delegoitu huonoilla
tiedoilla). Lisäksi GTD ei vastaa systeemisiin ongelmiin: tekemistä voi vain
olla liikaa tai ”turhaa” tai ”ei tärkeää” työtä tippuu pöydälle loputtomasti.
Lasta ei kuitenkaan kannata heittää pesuveden mukana. Ensinnäkin
tehtävien ulkoistaminen hyvään järjestelmään ja tämän pitäminen ajan
tasalla on hyvä idea, jolle on jonkin verran suoraa ja paljon epäsuoraa tukea tutkimuksesta. Se että asiat pysyvät jossain määrin kokonaisuutena ja hallinnassa, eivätkä paineen alla unohdu, tukevat hallinnantunnetta. Systeemisistä haasteista riippumatta. Kuitenkin, vaikka jokainen voi hyötyä
GTD:n perusideoista, toimii tekniikka parhaiten (yksin)yrittäjillä tai korkeassa asemassa oleville henkilöillä, joilla on paljon valtaa tekemisiinsä.
Tehtävien ulkoistaminen hyvään järjestelmään ja tämän pitäminen ajan tasalla on hyvä idea, jolle on jonkin verran suoraa ja paljon epäsuoraa tukea tutkimuksesta.
Sen sijaan systeemiset ongelmat rampauttavat tekemistä etenkin
työnkuvissa, joissa olemme paljon muista riippuvaisia tai joissa työmme
tulee vahvasti muiden tarpeiden ja pyyntöjen kautta. Vaikka terveeseen
itsekkyyteen, itsemyötätuntoon ja priorisointitaitoihin yhdistettynä GTD:stä
voi olla paljonkin hyötyä myös tällaisissa työnkuvissa, vaativat systeemisten haasteiden kehittäminen yhteistä kehittelyä ja ymmärryksen kasvattamista siitä, miten kommunikoimme ja delegoimme tehtäviä ja ennen kaikkea mikä on tärkeää, kun tehtävää on aina loputtomasti. Tämä vaatii myös yhteistä tekemistä sen sijaan, että sysäämme esimerkiksi tehokkuuden, itseohjautuvuuden ja itsensäjohtamisen nimissä vastuun näistä vain yksilölle.
GTD:tä ei siis kannata haudata. Mutta sen sparrikaverina täytyy jatkuvasti
pitää yhteisen työn kehittämistä. Tämä kilpistyy useisiin
vastakkainasetteluihin, joita jokaisen tiimin ja organisaation kannattaa
miettiä. Tässä niistä kolme, joihin törmään lähes joka valmennuksessa:
- Mikä on työssä oikeasti tärkeää <–> missä tilanteissa työn tärkeyden tulisi voittaa jopa ”kiireelliset, mutta ei niin tärkeät tehtävät”
- Meillä on loputtomasti tehtävää – mutta kuinka paljon tekemistä, ja millä panostuksella on riittävästi?
- Miten tasapainottelemme saatavilla olon ja keskittyneen työn välillä? Eli miten viestimme ja olemme saatavilla suhteessa keskittyneeseen häiriöttömään työhön.
