Tehokkuutta ajanhallintaan – vai systeeminen ongelma? Eli paljonko tehokkuutta voidaan repiä tietotyöläisestä irti?

Psykologian tohtori ja valmentaja Tapani Riekki kuvaa blogissaan GTD:n (Getting Things Done) oppeja ja pohtii sen toimivuutta ja systeemisiä haasteita etenkin tiimitoiminnan näkökulmasta. Tapani esittää myös kolme vastakkainajattelua, joita jokaisen tiimin ja organisaation kannattaa miettiä.

Tehokkuutta ajanhallintaan vai systeeminen ongelma?

Työntehokkuuden osalta on olemassa oma internet ”heimo” tai ”kupla”,
jossa mietitään oman työn järkevää organisoimista ja tehokkuutta. Tämän
”kuplan” yksi liikkeelle sysääjiä on ollut David Allenin Getting things done
(GTD) kirja, jonka ensimmäinen versio on jo vuosikymmeniä vanha. Törmäsin joku aika sitten New Yorkerissa (https://www.newyorker.com/tech/annals-of-technology/the-rise-and-fall-of-getting-things-done) provosoivaan kirjoitukseen siitä, miten GTD ei toimi. Puhuttiin jopa romahduksesta. Onko näin?


Vahvasti yksinkertaistaen GTD:ssä opetetaan ulkoistamaan kaikki tehtävät,
pilkkomaan, delegoimaan tai tuhoamaan ne tehokkuusvaihde silmässä.
Tämän ajattelun toimivuutta on alettu nyttemmin kyseenalaistamaan.
Kyseenalaistukset palaavat etenkin siihen, että härskisti vedettynä GTD voi
olla yksilön näkökulmasta tehokasta, mutta tiimitoiminnan näkökulmasta
tehotonta (nopeasti tehty, huonosti pohdittu, helposti delegoitu huonoilla
tiedoilla). Lisäksi GTD ei vastaa systeemisiin ongelmiin: tekemistä voi vain
olla liikaa tai ”turhaa” tai ”ei tärkeää” työtä tippuu pöydälle loputtomasti. 


Lasta ei kuitenkaan kannata heittää pesuveden mukana. Ensinnäkin
tehtävien ulkoistaminen hyvään järjestelmään ja tämän pitäminen ajan
tasalla on hyvä idea, jolle on jonkin verran suoraa ja paljon epäsuoraa tukea tutkimuksesta. Se että asiat pysyvät jossain määrin kokonaisuutena ja hallinnassa, eivätkä paineen alla unohdu, tukevat hallinnantunnetta. Systeemisistä haasteista riippumatta. Kuitenkin, vaikka jokainen voi hyötyä
GTD:n perusideoista, toimii tekniikka parhaiten (yksin)yrittäjillä tai korkeassa asemassa oleville henkilöillä, joilla on paljon valtaa tekemisiinsä. 

Tehtävien ulkoistaminen hyvään järjestelmään ja tämän pitäminen ajan tasalla on hyvä idea, jolle on jonkin verran suoraa ja paljon epäsuoraa tukea tutkimuksesta.


Sen sijaan systeemiset ongelmat rampauttavat tekemistä etenkin
työnkuvissa, joissa olemme paljon muista riippuvaisia tai joissa työmme
tulee vahvasti muiden tarpeiden ja pyyntöjen kautta. Vaikka terveeseen
itsekkyyteen, itsemyötätuntoon ja priorisointitaitoihin yhdistettynä GTD:stä
voi olla paljonkin hyötyä myös tällaisissa työnkuvissa, vaativat systeemisten haasteiden kehittäminen yhteistä kehittelyä ja ymmärryksen kasvattamista siitä, miten kommunikoimme ja delegoimme tehtäviä ja ennen kaikkea mikä on tärkeää, kun tehtävää on aina loputtomasti. Tämä vaatii myös yhteistä tekemistä sen sijaan, että sysäämme esimerkiksi tehokkuuden, itseohjautuvuuden ja itsensäjohtamisen nimissä vastuun näistä vain yksilölle.


GTD:tä ei siis kannata haudata. Mutta sen sparrikaverina täytyy jatkuvasti
pitää yhteisen työn kehittämistä. Tämä kilpistyy useisiin
vastakkainasetteluihin, joita jokaisen tiimin ja organisaation kannattaa
miettiä. Tässä niistä kolme, joihin törmään lähes joka valmennuksessa:

  • Mikä on työssä oikeasti tärkeää <–> missä tilanteissa työn tärkeyden tulisi voittaa jopa ”kiireelliset, mutta ei niin tärkeät tehtävät”
  • Meillä on loputtomasti tehtävää – mutta kuinka paljon tekemistä, ja millä panostuksella on riittävästi? 
  • Miten tasapainottelemme saatavilla olon ja keskittyneen työn välillä? Eli miten viestimme ja olemme saatavilla suhteessa keskittyneeseen häiriöttömään työhön.

Lue myös

Kyky toimia muutoksissa on osa hyvää elämää

Yllättävät tilanteet lisääntyvät maailman muuttuessa yhä kompleksisemmaksi. Silloin olemassa olevan parantamisen sijasta on suuntauduttava yhä enemmän seikkailuun eli uusien mahdollisuuksien etsimiseen. Blogissaan kehitystoiminnan asiantuntija ja kokeilukulttuurin sanansaattaja Sami Paju kuvaa edellytyksiä uuden luomiselle ja keinoja lisätä kykyä reagoida muutoksiin sekä organisaation että yksilön näkökulmasta.

Johtajuusfoorumi

Oppiminen ja sen johtaminen – miksi ne ovat tärkeitä ja miten ne mahdollistetaan organisaatioissa?

Tutkijataustainen organisaatiokehittäjä Kirsi Polvinen seurasi mielenkiinnolla 8.6. pidettyä TYÖ2030 johtamisverkoston ja Filosofian Akatemian oppimisen johtamisen foorumia. Blogissaan Kirsi kuvailee niitä teemoja ja asioita, joita hänelle jäi foorumista päällimmäisinä mieleen.

Järki töihin -kirja

Ajattelunhallinta: uuden työn taidot

Valmennuksen osallistujat saavat välitöntä hyötyä kehittämällä omia työtapojaan virtaviivaisemmiksi ja tehokkaammiksi.

Sami Paju & Tapani Riekki – Järki töihin!

Miksi sinäkin tarvitset Järki töihin! -kirjan?

Tiedämme, miten voisimme tehdä työtä järkevämmin – miksi emme kuitenkaan tee niin?

Itseohjautuvuus - draivi - kokeilu

Filosofian Akatemia on valmennus-, konsultointi- ja tutkimusyritys, joka muotoilee parempia työyhteisöjä.